Tout savoir sur la signature électronique
De plus en plus d’entrepreneurs digitalisent leur business que ce soit au niveau de l’offre, des outils de communication. Mais aussi de la gestion d’entreprise !
Le passage à la facturation électronique a simplifié le quotidien des entrepreneurs, qui ont sur leurs épaules de nombreuses responsabilités tous les jours.
Pourquoi adopter la facturation électronique ? Comment effectuer la transition ? Quels sont les meilleurs outils de facturation disponibles en ligne ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le sujet.
Pourquoi adopter la facturation électronique ?
La transition de la facturation physique à la facturation numérique a permis aux entrepreneurs de simplifier la gestion de leur entreprise. Une aubaine quand on connaît tous les sujets que vous devez traiter tous les jours ! Elle sera, d’ailleurs, bientôt obligatoire pour tous les entrepreneurs d’ici 2026.
Le passage à la facturation électronique présente des avantages évidents :
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Un gain de productivité : la facturation électronique peut automatiser la plupart des travaux de facturation et être un vrai gain de temps pour votre activité.
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La mise en place d’un processus plus fiable, sécurisé et traçable
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Des périodes de paiement plus courtes : les factures électroniques sont traitées plus rapidement que les factures papiers.
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Réduction des coûts : selon une étude de Ernst et Young, le coût de traitement d’une facture est en moyenne de 15€, tandis que la facture électronique peut descendre jusqu’à 0,30€.
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Suivi amélioré de la facturation
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Mise en place d’une activité plus durable en réduisant l’utilisation de papier.
Il existe cependant des contraintes à respecter :
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La réglementation TVA : à l’instar de la facture papier, la facture électronique est normalisée et codifiée. Elle apparaît comme une preuve juridique d’une vente de marchandises ou d’une prestation de services et doit donc présenter les mêmes mentions légales que la facture papier.
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L’authenticité du contenu et la lisibilité : l’origine de la facture et l’identité de l’émetteur doivent être garanties par l’administration. En cas de modification, cette dernière devra être apparente car la lecture doit se faire facilement par le client.
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La formation de vos collaborateurs : aucune transition ne se fait naturellement. La formation des collaborateurs sera une étape cruciale du passage à la dématérialisation des factures.
Comment passer à la facture électronique ?
Passer à la facturation électronique peut prendre du temps, d’autant plus lorsqu’il s’agit de la gestion de vos finances. Un sujet aussi sensible que crucial pour les dirigeants d’entreprises.
Voici nos conseils pour bien appréhender ce changement :
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Informer vos clients de votre passage à la facturation électronique le plus tôt possible.
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Procéder à un audit interne pour identifier le volume de factures mensuelles et annuelles à traiter, la répartition entre les factures nationales, internationales mais aussi le nombre de clients et de fournisseurs concernés. Ces éléments vous donneront une vision assez large des moyens à mettre en place pour assurer la transition vers la facturation électronique.
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Être sélectif. Il existe des milliers de modèles de factures électroniques et de plateformes de facturation en ligne. Choisissez-en une qui comprend votre domaine d’activité et qui répond à vos besoins !
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Maîtriser le processus de facturation. Avant de commencer à facturer vos clients, assurez-vous de ne pas commettre d’erreur. Testez votre outil de facturation électronique avant de l’utiliser avec vos partenaires commerciaux.
Par ailleurs si vous avez besoin d’aide pour vos devis n’hésitez pas à consulter notre article sur comment faire un devis professionnel !
Que doit contenir une facture ?
Les éléments essentiels à retrouver sur une facture électronique sont semblables à ceux des factures papier. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la facture électronique, veillez à bien préciser :
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Des éléments classiques comme la date de la facture, de la prestation, le numéro de la facture, du bon de commande, l’identité des deux partis et le prix de la prestation.
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Les produits et services vendus qui doivent tous être mentionnés, ainsi que la TVA appliquée à ces derniers.
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Votre numéro d’identification à la TVA si vous y êtes soumis.
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Les informations de payement comme la date et le délai ainsi que le taux de pénalité en cas de non-paiement ou retard.
Pour rappel, archivez bien toutes vos factures ! En effet, vous avez l’obligation de les conserver pendant 10 ans.
Les outils pour réaliser des factures électroniques
Il existe une myriade de logiciels que vous pouvez choisir pour passer à la facturation électronique. Nous vous avons concocté une liste des outils qui ont retenu notre attention :
Les logiciels gratuits de facturation électronique
Henrri et Facture.net sont deux outils de facturation en ligne totalement gratuits.
Ils proposent des fonctionnalités de base telles que l’édition d’un devis que vous pouvez transformer en un clic en factures PDF.
De plus ils vous permettent de gérer facilement le suivi de votre clientèle en renseignant directement les informations de vos clients.
Les offres payantes
MyAE propose trois offres différentes selon vos besoins :
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Une gratuite similaire aux offres précédentes
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Une offre starter avec une simulation des cotisations
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Une offre premium avec des rapports sur vos finances et une assistance à la déclaration
Quickbooks vous propose un essai gratuit de 30 jours avant de vous proposer 3 offres comme connexion de vos comptes bancaires à votre logiciel comptable, ou encore la gestion de bons de commande.
Entrepreneurs, opérez avec la plus grande vigilance lorsque vous réalisez de factures papier ou en ligne. La gestion peut être une source de litige en cas de défaut de prestation ou un manquement d’un de vos partenaires commerciaux. Pour garantir la pérennité de votre entreprise, choisissez une assurance Responsabilité Civile Professionnelle qui correspond à votre activité professionnelle.
Article mis à jour le 9/06/2022
