Lanceur d'alerte

1. Lanceur d’alerte - exprimer ses inquiétudes

1.1 Qui peut effectuer un signalement ?

Il y a signalement lorsqu'une personne divulgue des informations sur un danger, un risque, une mauvaise pratique ou un acte répréhensible, ou fournit certains types d'informations, généralement sur des pratiques illégales ou malhonnêtes au sein d'une organisation. Un lanceur d’alerte est une personne qui adresse de bonne foi un signalement.
La politique de signalement s'applique à tous ceux qui divulgue ces informations, ce qui inclut les personnes énumérées : 
•    Aux membres du personnel (inclus les alternants), aux personnes dont la relation de travail s'est terminée
•    Celles qui se sont portées candidates à un emploi chez Hiscox ou dont la relation de travail n'a pas encore débuté
•    Aux membres exécutifs et non exécutifs de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance 
•    Aux cocontractants de l'entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel
•    Aux étudiants avec une convention de stage chez Hiscox
•    Aux collaborateurs extérieurs 
•    Aux collaborateurs occasionnels

1.2 Que peut-on signaler ?

Voici une liste non exhaustive de thématiques qui peuvent faire l’objet d’un signalement :
•    Infraction punie par une sanction pénale
•    Fraude
•    Faute de gestion
•    Danger en matière de santé et de sécurité
•    Absence d’investigation sur des allégations de harcèlement ou d'agression d'un employé à l'encontre d'un autre
•    Non-respect des obligations légales
•    Corruption ou Criminalité financière 
•    Non-respect des obligations réglementaires
•    Non-respect des politiques et procédures internes
•    Comportement susceptible de nuire à la réputation ou à la santé financière de Hiscox
•    Dissimulation délibérée de ce qui précède
•    Menace ou un préjudice pour l'intérêt général, ou une violation de la législation

2. Canaux internes de réception des signalements et canaux externes de réception des signalements via le Commissariat aux Assurances (CAA) ou auprès des régulateurs compétents des autres pays européens dans lesquels HSA opère

Un signalement peut être adressé par différents canaux internes ou externes

2.1 Signalement par les canaux internes

Afin de rendre notre canal interne de réception des signalements conforme aux mesures susmentionnées, il demeurera accessible aux membres du personnel par les canaux décrits dans la politique et les procédures disponibles sur l'intranet (The Gallery).

•    Courriel à l’adresse électronique suivante : [email protected]
•    Courrier à l'adresse postale suivante : 38 Av. de l'Opéra, 75002 Paris, France ; à l'attention de Roshni Patel
•    Rencontre physique : Vous pouvez également nous faire part de vos informations en présentiel. Si c'est ce que vous préférez, veuillez-nous le faire savoir en utilisant l'un des moyens ci-dessus. 
Si vous demandez une rencontre physique, celle-ci peut, sous réserve de votre consentement, être documentée par (I) l'enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable ou (II) la rédaction d'un procès-verbal précis de la réunion par les membres chargés de traiter votre signalement. Nous vous offrons également la possibilité de vérifier, de corriger et d'approuver le procès-verbal de la réunion en le signant.
•    Le signalement peut se faire de manière anonyme si vous le souhaitez, et tout sera mis en œuvre pour préserver la confidentialité du lanceur d’alerte. L'identité du lanceur d’alerte ou de tout tiers impliqué ne sera divulguée que dans les cas où la loi l'exige (par exemple en raison de l'obligation de Hiscox d'informer les autorités si les faits sont susceptibles de constituer un crime ou un délit).

Mesures contre les représailles, menaces, ou tentatives de recourir à ces moyens, protection du lanceur d’alerte et confidentialité

Hiscox n'autorisera aucune mesure de représailles, menace, ou tentative de recourir à ces mesures, à l'encontre d'un lanceur d’alerte ou d'une personne qui participe à l’évaluation des allégations formulées en raison de son implication dans un signalement et/ou dans son évaluation. Ceci s'applique également aux signalements pour lesquels les allégations formulées ne sont pas confirmées après évaluation.
En France, le lanceur d’alerte bénéficie par ailleurs de mesures de protection sur le plan juridique détaillées dans l'article 10-1 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016.
Enfin, vos informations seront traitées de manière confidentielle. Cette confidentialité s'applique également à toutes les autres informations à partir desquelles l'identité du lanceur d’alerte peut être directement, ou indirectement, déduite. Nous prenons les mesures appropriées pour traiter toutes les informations reçues et pour préserver les intérêts de toutes les personnes concernées. Toutes les données fournies seront traitées conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données et à notre politique de confidentialité. Pour plus d'informations sur notre politique de confidentialité, veuillez consulter notre site web : https://www.hiscox.fr/cookies-et-confidentialite  

Suivi

Vous recevrez un accusé réception de votre signalement sous sept jours.
Nous vous encourageons à nous fournir des coordonnées (comme votre nom et/ou une adresse électronique) lorsque vous soumettez un signalement. Cela nous permettra ainsi de vous contacter pour toute question complémentaire. Toutefois, si vous préférez rester anonyme, nous respecterons votre décision et votre signalement continuera de faire l’objet d’une évaluation. 
Le résultat final des diligences mises en œuvre sera communiqué au lanceur d’alerte dans un délai raisonnable qui n'excédera pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement.

2.2 Signalement par les canaux externes

Les signalements peuvent être adressés de manière indépendante au Commissariat aux Assurances (CAA) pour toute infraction aux lois et réglementations luxembourgeoises applicables.
Des instructions détaillées sur la manière de procéder sont disponibles sur le site internet du CAA via le lien suivant : https://www.caa.lu/fr/whistleblowing. 
Des canaux externes sont également disponibles auprès des régulateurs compétents des autres pays européens dans lesquels HSA opère, y compris en France :
•    Défenseur des droits : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R63582 
•    L'autorité judiciaire
•    L'institution, l'organe ou l'organisme de l'Union européenne (UE) compétent s'agissant d'une violation d'un droit de l'UE
•    L'autorité compétente, notamment :
o    DGCCRF: Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes
o    HAS : Haute autorité de santé
o    CNIL : Commission nationale de l'informatique et des libertés
o    DGT : Direction générale du travail
o    DGEFP : Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle
Il est recommandé à toute personne éligible d'utiliser d'abord notre procédure d'alerte interne via les canaux décrits ci-dessus avant de contacter la CAA ou les autorités françaises par canal externe.