Entrepreneur, comment faire un devis professionnel ?

Dans la vie d’une entreprise, il existe un document quasi-incontournable sur lequel tout entrepreneur doit travailler : le devis professionnel. Que doit contenir un devis ? Comment un devis doit se présenter ? Pour quelles raisons devez-vous faire des devis ?

Rédigé avec l’aide de notre partenaire Captain Contrat, une plateforme de services juridiques qui simplifie les démarches des entrepreneurs, voici un article qui récapitule tout ce que vous devez connaître pour faire un devis correctement.

La différence simple entre un devis et une estimation

En tant qu’entrepreneur, le démarchage occupe une place importante dans votre quotidien, que ce soit au moment du lancement de votre entreprise ou bien pour croître. Pour réussir à trouver de nouveaux clients, impossible de passer à côté de la rédaction d’estimations et de devis. Bien que ces outils soient tous les deux très utiles pour partager vos prix à vos prospects, ils ne sont pas utilisés au même moment lors des négociations. Connaître ces subtilités vous évitera des problèmes qui peuvent vous coûter du temps, de la clientèle et même de l'argent.

Qu’est-ce qu’une estimation du prix ?

Une estimation intervient aux débuts du démarchage d’un client potentiel. Il s’agit d’une supposition plus ou moins approximative du prix, fondée sur votre compréhension des besoins du prospect.

Ces premières réflexions sur les coûts peuvent changer radicalement dans certains cas :

• Lorsque vous obtenez de plus amples informations
• Lorsque des complications inattendues surgissent pendant le travail la réalisation de votre prestation, ce qui mettre à mal le délai fixé
• Lorsque la portée de ce que l'on vous demande de réaliser augmente drastiquement.

Il s'agit donc d’une idée informelle du prix basée sur des informations limitées. Considérez cela comme un point de départ en termes de coûts, qui peuvent augmenter ou diminuer au fil des informations que vous recevez. Sachez que les estimations ne peuvent pas être utilisées légalement pour établir un prix.

Qu’est-ce qu’un devis ?

Les devis, quant à eux, ne sont émis qu'après une visite sur site ou lorsque vous êtes sûr d'avoir identifié exactement ce dont vous et votre client potentiel avez besoin.

Il est important de rappeler que les devis professionnelles sont présentés de manière formelle et représentent un contrat entre vous et le client. D’un point de vue juridique, ils peuvent être utilisés pour définir le prix en cas de litige. Un devis est un prix exact pour le travail offert. Il est fixe et ne peut être changé une fois qu'il a été accepté par le client à l’exception de deux situations :

• Le client change le montant ou le type de travail requis
• Vous découvrez quelque chose qui est complètement hors de portée de ce qui était convenu.

En somme, la principale différence entre un devis et une estimation est que :

• Le devis est un prix fixe convenu
• L’estimation est un prix approximatif qui peut changer

Pourquoi établir un devis ?

Comme énoncé précédemment, le devis est une estimation d’un coût lié à service ou bien à un produit. Il correspond donc au prix exact que nous payons pour une prestation et du délai de réalisation. 

Sa réalisation peut être payante ou gratuite. Dans le premier cas, le client devra en être informé.

Ce document sera pour vous un gage de valeur juridique puisque s’il est signé et daté par les 2 parties, ce dernier aura alors une valeur de contrat. Veillez donc à bien respecter vos engagements en termes de délai et de prix. De plus, savoir comment rédiger correctement un devis est crucial pour acquérir un flux régulier de clients. En effet, faire un devis professionnel permettra :

• De vous aider vous, et votre client, à vous comprendre
• Enoncer clairement le prix, le délai, les modalités et les conditions de l'entreprise
• De vous rapprocher d'une vente en encourageant le client à prendre une décision
• De protéger juridiquement les acheteurs, ce qui les rend plus susceptibles de faire affaire avec vous
• De vous aider à structurer votre tarification et les services que vous offrez
• D’encourager la transparence entre vous et vos clients

À partir de quel montant un devis est-il obligatoire ?

Dès lors que le montant atteint 150 €, le devis devient obligatoire. Dans certains domaines, la signature d'un devis est obligatoire quel que soit le montant de la prestation. Nous pouvons par exemple citer le dépannage, l'entretien ou la réparation dans le domaine du bâtiment.

Devis payant ou devis gratuit ?

Faut-il facturer au client la rédaction du devis ? Il faut savoir qu'il n'y pas de code formel concernant le devis et que celui-ci est en principe gratuit. Il existe par ailleurs des domaines dans lesquels la gratuité du devis est obligatoire. C'est le cas notamment du domaine du déménagement, des services à la personne, de la location automobile, etc.

En dehors de ces domaines particuliers, aucune législation ne vous oblige à offrir le devis au client. Il est tout à fait possible de le faire payer, notamment si celui-ci implique un déplacement, une étude approfondie, etc. 

Enfin, tout devis est encadré par la loi et doit donc respecter plusieurs règles afin d’être valable.

Comment doit être établi un devis ?

Créer un devis type

Un devis valide contient ces mentions obligatoires :

• La mention « Devis » ou l’intitulé qui vous correspond (« lettre de mission », « Proposition commerciale » ou « offre d’intervention » si vous êtes consultant ou si vous exercez une profession libérale)
• La date d’établissement du devis
• Les coordonnées de l’entreprise (nom et adresse)
• Le numéro de SIREN ou de SIRET
• L’identification précise du client (raison sociale, nom du contact, adresse complète)
• Le prix de la prestation, le prix de la main d’œuvre, les éventuels frais de déplacement
• La somme globale à payer (l'acompte notamment si vous choisissez cette option) en précisant, le cas échéant, le montant hors taxes, le taux de TVA et le montant TTC
• Les conditions de livraison et de réalisation/de garantie
• Les conditions de service après-vente s’il y en a
• La durée de validité du devis
• La signature du professionnel et du client
• Si votre assurance est obligatoire, précisez les coordonnées de votre assureur, ainsi que la couverture géographique du contrat si vous êtes artisan ou commerçant inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs*. N’hésitez pas à consulter notre contrat d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle pour vous aider à faire face aux imprévus et vous permettre d’exercer votre profession en toute sérénité.

Comment faire un devis sur l'ordinateur ?

Devis en ligne : générateurs de devis et Excel

Il existe aujourd'hui un grand nombre d'outils en ligne et de logiciels pour réaliser des devis numériques. Deux possibilités s'offrent à vous afin de les rédiger :

• Utiliser un générateur de devis
• Faire le devis sur Excel

La rédaction numérique des devis présente de nombreux avantages pour les entrepreneurs. D'abord, le devis est un des premiers documents que vous communiquerez au client. Un devis propre et clair et sans délai est gage de sérieux. En utilisant un logiciel, vous profiterez d'un modèle de devis que vous n'aurez plus qu'à remplir et à communiquer au client, et qui fera la somme des prestations à votre place, comme le calcul d'acompte par exemple.

Les devis en ligne permettent de gagner du temps. Les données sont enregistrées de manière numérique, vous pouvez ensuite les réutiliser pour créer des factures par exemple. Certaines plateformes proposent même des procédures de signature électronique et des relances automatisées.

Via Excel, il est possible de faire appel à des modèles existants. Vous pouvez renseigner votre coût horaire, le copût à la prestation, le montant des acompte, le tout en fonction du délai que vous avez défini. La somme globale est calculé en fonction de vos informations. Plus vous serez exhaustif, plus vous serez juste dans votre devis. 

N'oubliez pas que le devis est un document d'engagement. Aussi, il convient de bien choisir son outil, que ce soit excel, un tout autre système de tableurs ou un logiciel de facturation, afin de fournir un document fiable et juste qui soulignera le sérieux d'une société professionnelle comme la vôtre.

Devis signé, entreprise protégée

Entrepreneurs, vous en savez plus sur les devis, ces documents à valeur juridique exposant clairement au client les conditions de réalisation d'un projet ou de vente d'un produit. Grâce aux outils numériques, la rédaction des devis et aujourd'hui très simple et rapide. Au-delà des devis, il est également recommandé d'établir un contrat afin d'encadrer vos relations commerciales : contrat de prestation de services, contrat de partenariat, contrat d'apporteur d'affaires, CGV etc.

Notre partenaire Captain Contrat peut vous accompagner dans la rédaction de votre documentation juridique afin de vous garantir un arsenal juridique solide et éviter tout litige avec vos partenaires et vos fournisseurs.
Par ailleurs, n’hésitez pas à consulter notre article Lancer son entreprise sans argent : mythe ou réalité ? pour en savoir plus sur les sources de financement lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat.

Article publié une première fois en 2017 et mis à jour en mars 2023 pour inclure les dernières informations sur ce sujet et des liens vers des sites actuels.