Faire un devis : les 16 infos à ne pas négliger

Au fond, c'est quoi un devis ?

Un devis est un document essentiel pour toute prestation, qu'il s'agisse de services à la personne, de vente de produits, de travaux de bâtiment, de réparation, ou même de chirurgie. Il permet à un particulier ou à un professionnel de connaître précisément le coût d'une intervention ainsi que le détail des prestations proposées avant de s'engager

Pour les travaux de bâtiment, par exemple, un devis inclura une description détaillée des tâches à accomplir, les matériaux nécessaires, les quantités engagées, ainsi que le coût de la main-d'œuvre. 

Pour les services à la personne, tels que les soins à domicile, le nettoyage, ou la garde d'enfants, le devis permet de préciser les services inclus, la durée des interventions et les tarifs associés. 

Dans le domaine médical, et plus précisément en chirurgie, un devis médical est crucial pour informer le patient sur les frais liés à l'intervention, les actes médicaux à réaliser, et les éventuels coûts supplémentaires.

Le devis joue un rôle crucial dans la relation entre le prestataire et le client, en apportant transparence et clarté sur l'offre proposée. Il sert de base de discussion et permet d'ajuster les prestations selon les besoins et le budget du client.

Pour une société, faire un devis s’avère également être un outil de communication qui valorise son expertise et ses compétences, en détaillant de manière précise et professionnelle les services qu'elle propose.
 

Pourquoi faire un devis est-il si important pour le client, mais surtout pour l'entreprise ?

Pour le client, il offre une assurance sur le montant des interventions et permet de comparer les offres. Un devis détaillé et précis permet au client de savoir exactement ce qu'il paiera pour les services ou produits fournis, visualise un budget clair et réaliste, évitant ainsi les mauvaises surprises.

Pour les entreprises, le devis constitue une base solide pour établir un contrat et suivre la facturation. En indiquant des informations précises telles que la date, le prix, la quantité, ou encore la durée des prestations, le devis fixe les termes de l'accord entre les entreprises et le client. Cette clarté permet d'éviter les malentendus et de garantir que toutes les parties comprennent bien les conditions de l'offre. 

En cas de réclamation, le devis sert de référence pour évaluer si les engagements ont été respectés. Si un client est mécontent ou s'il y a un litige concernant les prestations fournies, le devis offre un cadre de référence clair et détaillé qui peut être utilisé pour résoudre le conflit. Cela protège les entreprises en cas de conflit, car elle peut prouver qu'elle a respecté les termes convenus.

En cas de changement de la part du client, comme une modification de la quantité ou de la nature des prestations, le devis peut être ajusté et signé à nouveau, garantissant ainsi que les nouvelles conditions sont bien acceptées par les deux parties.

Enfin, un devis bien rédigé peut également servir de support pour l'amélioration continue des entreprises. En recueillant les retours des clients sur les devis et en analysant les réclamations ou les ajustements demandés, l'entreprise peut affiner ses offres, ajuster ses prix, et optimiser la satisfaction client.

Cela contribue à renforcer la réputation d’une société et à fidéliser sa clientèle.

Quelles sont les informations requises dans un devis ?

Sachez qu’à partir d’un montant de 150 euros, il est obligatoire de présenter un devis. Toutes les mentions ne sont pas obligatoires pour autant, notamment pour les auto-entrepreneur qui bénéficient de la franchise de TVA par exemple.

Cependant, pour être valide, un devis doit contenir des informations précises et complètes. Voici une liste des éléments pour faire un devis :

• La date de création du devis ;
• La durée de validité du devis ;
• Le nom et l’adresse de l'entreprise ;
• Raison sociale (le cachet officiel si possible) ;
• Le nom et l’adresse du client ;
• Numéro de TVA : obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA ;
• Date de début des prestations ;
• Durée estimée de l’intervention ;
• Décompte détaillé de chaque prestation : Liste des services ou produits engagés ;
• Quantité : Spécifie le nombre d'unités pour chaque prestation ;
• Prix unitaire pour chaque ligne de prestation ;
• Prix de la main d'œuvre ;
• Frais complémentaires : mentionne tous les coûts additionnels éventuels tel que les frais de déplacement ;
• Les sommes Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC)
• Conditions et modalités de paiement ;
• Les différentes procédures en cas de de réclamation ;

Pour renseigner au mieux ses informations, il convient de bien délimiter le champ d’action, d’avoir toutes les données nécessaires pour proposer un devis honnête, transparent et adapté à la demande.

Comment faire un devis simple ?

Faire un devis avec Excel ou Word

Créer un devis sur Excel est relativement simple : commencez par ouvrir une nouvelle feuille de calcul et insérez un tableau avec des colonnes pour les informations nécessaires : 

• description de la prestation ;
• quantités ;
• prix unitaire ;
• montant total ;
• etc.

Ajoutez les informations de votre entreprise en haut (nom, adresse, numéro de téléphone) et les coordonnées du client. Excel permet aussi de faire des calculs automatiques pour totaliser les montants HT et TTC, ce qui facilite la gestion des prix.

Pour chaque ligne, vous devez faire mention des ces éléments afin d’être le plus exhaustif et le plus clair possible. 

Sur Word, vous pouvez choisir un modèle prédéfini.

Commencez par un en-tête avec les informations de votre société et celles du client. Ensuite, insérez un tableau où vous détaillerez les prestations comme avec Excel. Si Word permet une présentation soignée et professionnelle, cela nécessite néanmoins de faire les calculs manuellement ou en utilisant des formules de tableur intégrées.

Utilisation de logiciels de facturation dédiés

Zoho Invoice : Zoho Invoice offre également des modèles de devis faciles à personnaliser. Après avoir sélectionné un modèle, ajoutez vos services ou produits avec leurs descriptions, quantités, et prix unitaires. Zoho gère les calculs et permet d'envoyer les devis directement par email au client. Il propose aussi un suivi des devis pour savoir lesquels ont été acceptés, en attente, ou refusés.

Facture.net : Ce logiciel de facturation gratuit permet de créer des devis en ligne rapidement. Il suffit de remplir un formulaire avec les informations requises : entreprise, client, prestations, quantités, prix. Facture.net génère automatiquement le devis au format PDF, prêt à être envoyé au client. Il offre aussi des options de suivi et de gestion des devis et factures.

Logiciel payant ou non, en ligne où sur votre ordinateur, l’outil ne révolutionnera pas votre travail. La création et la rédaction d’un devis doit contenir les informations qui aideront à la décision. C’est pourquoi peu importe le logiciel que vous choisirez, il convient d’utiliser celui qui vous convient le mieux en termes de navigation, de rédaction, d’émission et surtout de gestion. Plus vous serez à l’aise, plus vous serez en mesure de faire un devis rapide, complet et professionnel.

N'hésitez pas à être précis pour faire votre devis

Chaque prestation doit être détaillée, en indiquant les quantités, les heures nécessaires, et la durée prévue des travaux. Un devis précis et détaillé montre le professionnalisme de l'entreprise, renforce la crédibilité auprès des clients et peut faire la différence dans la décision de choisir une société plutôt qu'une autre.

Détailler chaque prestation :

• Quantités et unités de mesure : Spécifiez la quantité exacte de chaque produit ou service fourni pour chaque ligne. Par exemple, pour un projet de peinture, mentionnez le nombre de mètres carrés à peindre et le nombre de couches nécessaires.
• Heures nécessaires : indiquez clairement le nombre d'heures de travail prévues pour chaque tâche. Cela est particulièrement important pour les services facturés à l'heure, comme la réparation informatique ou le conseil.
• Durée des prestations : cela aide le client à comprendre le calendrier du projet et à planifier en conséquence.

Prenez également le temps de décomposer les services en sous-parties. Cette décomposition permet d’évaluer précisément les coûts de chaque sous-partie, facilitant ainsi les ajustements si nécessaire. Si le client souhaite modifier une partie du projet, il est plus facile d'ajuster le devis en conséquence.

De plus, il est opportun de rédiger avec précision le service que vous allez proposer. Par exemple, au lieu d'écrire simplement "installation de climatisation", détaillez "installation d'un système de climatisation de 3,5 kW, modèle XYZ, incluant la fourniture et la pose des conduits".

En détaillant chaque aspect du devis, vous minimisez le risque de malentendus. Le client sait exactement ce qu'il obtient pour le prix payé, et l'entreprise peut se protéger contre des attentes non exprimées ou des réclamations, mais aussi justifier les coûts engagés, qui peuvent ouvrir la voie à des négociations.

Devis accepté ou refusé : quelles sont les conséquences ?

Une fois le devis accepté et signé, il devient un contrat engageant pour les deux parties. Ce contrat implique plusieurs conséquences importantes, tant pour le client que pour l'entreprise.

L'entreprise s'engage à commencer et à terminer ses interventions aux dates convenues. Le respect des délais est crucial pour maintenir la satisfaction du client et éviter des pénalités éventuelles pour retard. Pour l'entreprise, cela signifie une organisation rigoureuse de son planning et de ses ressources. Les équipes doivent être mobilisées en temps voulu pour respecter les engagements pris.

Ensuite, en cas de réclamation, le devis signé sert de référence. Toute contestation doit se baser sur les termes précisés dans le devis, que ce soit pour la qualité des prestations, les quantités ou les délais. D’ailleurs, faire un devis constitue une protection juridique. Le devis accepté protège l'entreprise juridiquement : si le client conteste le service et/ou la prestation effectuée, le devis prouve que les prestations ont été réalisées conformément aux engagements pris.

Qu’il s’agisse d’un devis accepté, refusé ou renvoyé pour négociation ou autre, vous devez saisir cette opportunité pour améliorer votre offre.

Les retours clients sont précieux pour améliorer les services ou produits proposés. En fonction des commentaires reçus, l'entreprise peut ajuster ses offres, optimiser ses processus et mieux répondre aux attentes de sa clientèle.

En fonction de la complexité des projets, le devis peut servir de guide pour établir des factures intermédiaires en fonction de l’avancement des travaux. C’est aussi une boussole pour tracer plus aisément sa facturation. Le devis n’est pas qu’un moyen de décrire avec précisions les missions proposées, c’est un outil de gestion du personnel et un outil de gestion financière indispensable.

Possibilité de renégociation en cas de refus

Si le devis est refusé, l'entreprise a l'opportunité de revoir les conditions proposées. Elle peut ajuster les prix, les délais ou les interventions pour mieux répondre aux attentes du client.

Elle peut également proposer une offre alternative qui pourrait mieux convenir au budget ou aux besoins du client, tout en respectant les standards de qualité.

Renforcement de la confiance et amélioration de la communication

Au-delà du fait qu’un accord sur un devis est un signe de sérieux et de professionnalisme de la part de l'entreprise, cela montre surtout qu'elle est capable de formaliser ses engagements et de les respecter.

De plus, en respectant les termes du devis, l'entreprise renforce la confiance du client. Cette confiance est essentielle pour fidéliser la clientèle et pour assurer des recommandations positives. En effet, les principaux vecteurs de confiances ne se trouvent plus sur les canaux classiques de la publicité, mais par le biais de recommandations ou d’avis. Pour y parvenir, tout commence par savoir faire un devis.