Euro 2016 : Des conseils pour réussir votre événement
Aujourd’hui débute l’Euro 2016 en France : un événement sportif majeur, d’une durée d’un mois qui réunira des milliers de spectateurs à travers la France.Au total, ce sont 10 villes hôtes qui sont concernées, et 51 matchs prévus. Avec les récents événements tragiques, la capacité à protéger les personnes présentes aux stades et autour des « fans zones » (dispositifs d’écrans géants) est capitale. 
Des mesures de vigilance sont scrupuleusement respectées afin d’assurer une fête sereine et conviviale. À ce propos, la préfecture de police propose un document d’information afin de prendre les meilleures précautions. Un principe qui s’applique également aux événements de moindre envergure tels que des salons ou séminaires, que vous pourriez être amenés à organiser. Voici quelques conseils pour sécuriser les dispositifs de vos événements.
Préparation de l'événement en amont
La clé du succès d’un événement : la préparation. Speakers, lieux, prestataires doivent être sélectionnés plusieurs mois avant pour maximiser vos chances. Enfin, communiquez sur le programme et les conférences avant pendant et après l'événement pour booster votre visibilité offline et online. Mettez en place un hashtag dédié pour faciliter la conversation et l'engagement !
Avant l’événement : Appréhender les flux de personnes
Faites en sorte que vos invités arrivent le plus tôt possible. Cela permet à la fois de gérer l’entrée des invités mais aussi d’effectuer sereinement les contrôles d’usage (carte d’identité, invitations, sacs…). En privilégiant différentes entrées, et une arrivée progressive des invités vous éviterez une attente trop longue, ce qui plaira d’autant plus à vos invités. Un flux maîtrisé permet de gérer les mouvements, les accès et de pallier à tout imprévu.
Une équipe organisée et coordonnée pour un événement réussi
Une attitude vigilante passe également par une communication coordonnée et efficace entre les trois acteurs clés de votre événement, à savoir :
- Le service de sécurité
- Les équipes de secours
- L’équipe d’organisation
Chaque intervenant doit travailler en collaboration et de manière complémentaire. Un brief de toutes les équipes permettra de déterminer les responsabilités et de coordonner les actions de délimiter les tâches de chacun.
Toujours avoir un plan B
Lors de l'organisation d'un événement, l'imprévu est toujours de mise. Un speaker ne peut plus se déplacer ? Un prestataire est en retard sur sa livraison? Pensez toujours à une solution de secours en cas de problème. Cela peut s’avérer nécessaire en cas d’intempéries pour des événements extérieurs, ou bien suite à un cas de force majeure.
Pensez à une assurance adaptée au contexte
Enfin, s’assurer lors d’un événement est fondamental. Pour répondre à cet enjeu majeur, nous mettons en place une extension de notre assurance pour les professionnels de l’art dans le cadre de l’annulation d’une foire ou d’un salon liée à une menace terroriste, une première sur le marché. Selon le type d’événement, vous devez opter pour la solution la plus adaptée au contexte (nombre de personnes attendues, type de spectacle…). Une assurance doit être considérée comme une solution sur mesure pour votre événement.
Quel que soit l’ampleur de l’événement, bien s’assurer permet de se prémunir contre les risques possibles car votre responsabilité peut être mise en cause.
Sources : 1 - http://www.prefecturedepolice.interieur.gouv.fr/Nous-connaitre/Actualites/EURO-2016/EURO-2016-informations-et-conseils-pour-la-soiree-du-9-juin
