Gestion de projet informatique : des conseils clés pour réussir

Gérer un projet et plus particulièrement assurer la gestion de projet informatique ? Rien de plus facile. Mener des tâches à bien, c'est un peu votre quotidien. C'est peut-être vrai, mais la gestion de projets s'avère bien plus complexe qu'elle n'y paraît pour les entrepreneurs. Elle demande une bonne planification et une exécution précise, notamment pour gagner en performance.

Pour vous assurer que votre projet se déroule bien, il est important de mettre en place des mesures de contrôle et de suivi rigoureuses. Ces bases de la gestion de projets sont d'autant plus importantes lorsqu'on souhaite les appliquer aux projets informatiques. En effet, ceux-ci présentent des spécificités qui les rendent d'autant plus complexes à gérer. Voici les conseils clés pour vous aider à la gestion de vos projets informatiques.

Gestion de projet : les prérequis fondamentaux

La gestion de projet correspond à l'ensemble des outils techniques et méthodes employées par le chef de projet et l'équipe qu'il dirige pour conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées. Pour mener à bien l'éxécution du projet pour son entreprise, il est important de connaître quelques prérequis fondamentaux, notamment les 3 piliers sur laquelle elle repose.

Quels sont les 3 piliers de la gestion de projet ?

C'est un ensemble de techniques, méthodes et compétences qui permettent de planifier, organiser et suivre l'avancement d'un projet. Elle repose sur trois piliers : 

• le périmètre
• la planification
• le budget.

Ceux-ci sont interdépendants et doivent être gérés de manière équilibrée pour assurer la réussite du projet.

Le périmètre est le premier pilier de la gestion de projet. Il s'agit de définir et de clarifier les objectifs en fonction des attentes et des besoins de chaque partie, de convenir de la nature des informations ainsi que celle de la data utilisée, établir les livrables attendues et expliquer les limites du projet.

Une fois le périmètre validé, il est important de le communiquer clairement à l'ensemble de l'équipe. Sa gestion implique également l'assurance que les changements éventuels ont étét anticipée de manière appropriée pour éviter des impacts négatifs.

La planification est le deuxième pilier. Elle consiste à déterminer les étapes, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Celle-ci se fait : 

• en décomposant le projet en tâches et en activités,
• en établissant les dépendances et les priorités,
• en allouant les ressources nécessaires
• et en élaborant un calendrier.

Une fois cette phase terminée, il est important de la communiquer clairement à l'ensemble de des membres participants au projet et de la mettre à jour régulièrement en fonction de l'avancement réel de ce dernier et des contraintes ou opportunités rencontrées.

Enfin, le budget est le troisième pilier. Il s'agit d'anticiper et de suivre les dépenses liées au projet. Létablissement du budget se fait  : 

• en estimant les coûts des ressources nécessaires pour réaliser le projet,
• en établissant une projection détaillée des dépenses
• et en identifiant les risques financiers.

A l'instar de deux précédents piliers, communiquer et suivre l'avancement du budget est indispensable, notamment pour vous assurer que les changements éventuels sont gérés de manière appropriée et adaptée pour éviter des impacts négatifs. C'est aussi un excellent moyen de pouvoir impliquer votre client dans le suivi.

Quels sont les outils et logiciels de gestion de projet ?

La gestion de projet est une mission complexe qui nécessite une grande attention aux détails et une coordination efficace. Pour aider les professionnels à en faire un succès, il existe aujourd'hui une multitude d'outils et de nouveaux programmes disponibles sur le marché. Voici quelques-uns parmi les plus populaires :

• Trello : un outil facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser leurs tâches.
• Asana : un outil qui offre une vue d'ensemble de toutes les missions engagées et les projets en cours, ainsi que des fonctionnalités de collaboration pour les équipes.
• Microsoft Project : un logiciel avancé qui offre une grande variété de fonctionnalités, telles que la gestion de ressources, la planification de projets complexes ou encore la création de diagrammes de Gantt.
• Jira : un outil de gestion de projet agile qui permet aux équipes de suivre et de gérer leur travail en temps réel.
• Monday.com : une plateforme de gestion de projet collaborative qui offre des tableaux de bord personnalisables, des fonctionnalités de suivi de temps et des intégrations avec d'autres outils de productivité.

Ces outils et logiciels de gestion de projet sont conçus pour aider les professionnels à organiser leur travail, à suivre leurs missions, leurs objectifs et à collaborer plus efficacement, notamment pour mieux identifier les priorités. Le choix de l'outil ou du logiciel dépendra des besoins spécifiques du projet et de l'équipe qui le gère, et bien souvent de sa taille. Il faut prendre le temps d'explorer les différentes options et de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à vos habitudes.

Appliquer la méthodologie de gestion de projets à l'informatique

Les spécificités des projets IT

Les projets IT (technologies de l'information) ont des spécificités propres. Les métiers associés IT sont ainsi en plein développement et de plus en plus de personnes s'y intéressent.

Ils sont différents en raison de leur complexité technique, de leurs cycles de développement rapides, de leurs risques de sécurité et de leur équipe de projet virtuelle. Les membres de l'équipe doivent être compétents et bien formés pour travailler avec les technologies et les outils spécifiques au projet, et doivent être en mesure de s'adapter rapidement à l'évolution de ces mêmes technologies.

De plus, la documentation est essentielle pour assurer la qualité et la maintenance à long terme des systèmes ou des applications développées. En conséquence, la planification, la communication et la collaboration et plus particulièrement l'entre-aide sont des éléments clés pour la gestion réussie de projet informatique.

Gestion de projet informatique : quelles sont les étapes d'un projet informatique ?

Les étapes d'un projet informatique et son organisation peuvent varier en fonction de la méthodologie utilisée (comme la méthode agile qui s'est beaucoup développée ces dernières années). Cependant, voici une liste générale d'étapes typiques pour la mise en œuvre d'un projet informatique :

1. Définition des objectifs : Cette étape consiste à définir les objectifs en termes de fonctionnalités, de délais et des budgets alloués. Les parties prenantes sont identifiées et leurs attentes sont prises en compte.
2. Planification : Une fois que les objectifs sont définis, il est temps de planifier la durée du projet. Cette étape implique l'établissement d'un plan détaillé qui comprend des tâches spécifiques, des ressources nécessaires et des délais.
3. Conception : Les équipes créent les spécifications détaillées pour les différentes composantes du système informatique.
4. Développement : Il s'agit comme son nom le suggère de la création du système informatique en fonction des spécifications de conception et de l'état d'avancement.
5. Tests : Ils sont effectués pour s'assurer que le système fonctionne correctement et répond aux exigences.
6. Mise en œuvre : Une fois que les tests sont terminés et que le système est jugé prêt, il est mis en production. Cela implique souvent la formation des utilisateurs finaux.
7. Maintenance : C'est une étape importante pour s'assurer que le système fonctionne correctement sur le long terme. Les équipes de support travaillent à la correction des bugs, à l'ajout de nouvelles fonctionnalités et à la résolution des problèmes.
8. Évaluation : Une fois que le projet est terminé, il est important de procéder à une évaluation pour identifier les points forts et les faiblesses du projet et en tirer des leçons pour les projets futurs.

Comment faire pour tout gérer : la méthode agile

Durant le cycle de vie du projet informatique, il n'est pas rare que les différentes phases qui le compose soient répétées, en particulier en ce qui concerne la conception, le développement et les tests. La gestion de projet informatique est donc un processus itératif et continu.

La méthode agile est une approche répétée et collaborative de la gestion de projet qui vise à améliorer l'efficacité et la qualité du travail en favorisant la flexibilité et l'adaptabilité.

Contrairement aux méthodes de gestion traditionnelles, qui utilisent des processus linéaires et rigides, l'agilité implique la division du projet en petites tâches appelées "sprints". Les équipes travaillent ensemble pour planifier et réaliser chaque sprint, en se concentrant sur les points les plus importants et en faisant des ajustements au fur et à mesure que le projet progresse.

L'objectif est de produire des résultats rapidement et de s'adapter aux changements en temps réel, plutôt que de suivre un plan figée qui peut devenir obsolète au fil du temps. La méthode agile est devenue de plus en plus populaire dans les domaines de la technologie et du développement de logiciels, mais elle peut être appliquée à n'importe quel projet qui nécessite une approche flexible et adaptative.

Envie d'une formation ou de cours spécifiques sur le sujet ?

Pour acquérir des compétences dans le domaine, il existe de nombreuses formations proposées par différents organismes professionnels. Voici 3 formations parmi les plus populaires :

Project Management Institute (PMI) : organisation professionnelle internationale qui propose plusieurs certifications en gestion de projet, y compris le Project Management Professional (PMP) et le Certified Associate in Project Management (CAPM).

Scrum.org : organisation qui propose une certification Scrum Master pour la gestion de projet Agile.

Formation publique gratuite : "Gestion de projet informatique" avec OpenClassrooms, une plateforme d'apprentissage en ligne qui fournit des connaissances de base sur la gestion de projet informatique.

Elles sont disponibles en ligne et en présentiel. Les coûts varient selon le type choisi et le pays. Chaque entreprise formatrice propose également des ressources gratuites, telles que des guides et des exemples de documents, pour aider les futurs professionnels et ceux déjà en activité.

Gestion des risques des projets informatiques

La réalisation de projet informatique peut être un processus complexe et difficile. Les projets informatiques impliquent souvent des technologies émergentes, des délais serrés et des budgets limités, ce qui peut entraîner des risques et des litiges. Examinons ceux qui y sont associés, les mesures préventives que vous pouvez prendre pour les minimiser et que faire en cas de litige.

Les risques associés à la gestion de projet informatique

Les projets informatiques peuvent présenter de nombreux risques pour l'entreprise, notamment :

• Des changements de scope : les demandes peuvent survenir à tout moment pendant la réalisation du projet, ce qui peut affecter son budget et son calendrier.
• Des retards : les délais serrés peuvent entraîner des retards, ce qui peut affecter la qualité et les relations avec les parties prenantes.
• Des ressources financières dépassées : les projets informatiques peuvent être coûteux, et les budgets peuvent être dépassés en raison de dépassements de coûts, de changements de scope ou de retards.
• Des problèmes de qualité : la réalisation finale peut présenter des problèmes de qualité, tels que des bogues, des erreurs de programmation et des tests insuffisants.
• Des problèmes de communication : plus l'équipe est grande, plus il y a d'étapes, et plus les mauvaises informations peuvent circuler. Les erreurs de langages ou d'interprétations peuvent survenir entre les membres de l'équipe, les parties prenantes et les utilisateurs finaux, ce qui peut affecter la réussite du projet.

Comment les prévenir ?

La gestion des risques, phase à ne jamais négliger pour reprendre de l'avant dans la poursuite de votre projet, s'appuie sur les éléments phares de la gestion de projet elle-même.

Mettre en place une roadmap rigoureuse pour identifier les travaux à accomplir, les délais à respecter, les ressources mobilisées (humaines, technologiques et financières), favorisera l'identification des points de blocages et les moyens de surmonter les aléas qui peuvent perturber le bon déroulé. Le chef de projet notamment est tenu de réaliser cette phase de préparation pour parvenir à la réalisation dans les meilleures conditions.

Il est également essentiel d'avoir une communication claire et efficace entre les membres de l'équipe et les parties prenantes externes. Les outils de collaboration en ligne cités précédemment peuvent être très utiles pour faciliter la cohésion et le bon fonctionnement de l'équipe.

En ce qui concerne les problèmes de compatibilité et de sécurité, il est important de tester régulièrement le système pendant tout le déroulement du projet. La mise en place de procédures de sauvegarde et de récupération de données aide à prévenir ce type de problème.

Que faire en cas de litige ?

En cas de litige, il est important de prendre des mesures pour le résoudre rapidement et efficacement. Entre le chef de projet, ses équipes ou encore avec les clients engagés dans le processus, plusieurs points sont à suivre si cela arrive :

Tout d'abord, vous devez comprendre ce qui a causé le litige et identifier la source afin de trouver une solution adaptée. Les causes les plus courantes, concernant notamment les attentes du client, sont généralement liées à des questions de délais, de coûts, de qualité, de performance ou de propriété intellectuelle.

La première phase consiste souvent à essayer une conciliation et régler le litige à l'amiable, en discutant avec les parties impliquées pour trouver une solution satisfaisante. Les négociations peuvent inclure des concessions ou des compromis de part et d'autre.

Si les négociations à l'amiable ne permettent pas de résoudre le litige, il peut être nécessaire de faire appel à un tiers impartial pour trouver une solution. Un médiateur, un arbitre ou un juge peut être désigné pour résoudre le différend.

Examiner les contrats et les accords écrits peut aider à clarifier les responsabilités et les attentes de chacun. Ils peuvent être utilisés pour résoudre les litiges, en s'appuyant sur ce qui avait été convenu et accepté.

Pour prévenir de futures situations, vous devez mettre en place des procédures claires pour gérer les projets informatiques en favorisant les bonnes pratiques, d'identifier et de gérer les risques, et de communiquer clairement avec toutes les parties impliquées.

Que fait Hiscox ?

Pour éviter les risques associés aux projets informatiques, il est important de bien le gérer mais aussi de se protéger. Selon votre domaine de compétence, Hiscox proposera donc une assurance adaptée comme, par exemple, l'assurance responsabilité civile informatique pour les métiers de l'informatique.

Besoin d'aide ou d'informations ? Retrouvez toutes les coordonnées d'Hiscox France et entrez en contact avec nos équipes.