Gestion du temps de l'entrepreneur : les bonnes pratiques pour gérer les priorités

L'entrepreneuriat est une aventure exigeante qui nécessite un savoir-faire particulier en matière de gestion du temps et des priorités. Heureusement, il existe de nombreuses façons de s'y prendre pour gérer son temps de manière efficace. Découvrez les bonnes pratiques à adopter pour une gestion du temps et des priorités au top !

1. C'est quoi une bonne gestion du temps ?
2. Les avantages de la gestion du temps.
3. Pourquoi gérer son temps ?
4. Quels sont les outils de la gestion du temps en entreprise ?
5. Comment gérer son temps efficacement au travail;
6. Les méthodes de planification des tâches.
7. Les bonnes pratiques pour améliorer la gestion du temps et des priorités de l'entrepreneur.

Les avantages de la gestion du temps

La gestion du temps et des priorités regroupe un ensemble de techniques qui peuvent sembler difficiles à mettre en place de prime abord. Pourtant sur le long terme ces habitudes du quotidien présentent de nombreux avantages :

• Diminuer le stress, une mauvaise gestion de son emploi du temps est souvent la cause du surmenage. En améliorant votre organisation personnelle vous réduisez votre charge mentale, vous avez moins l'impression de courir après ce que vous avez à faire et in fine, diminuez votre stress.
• Augmenter sa productivité, les astuces de gestion du temps peuvent vous aider à limiter la procrastination et ainsi à optimiser votre productivité. C'est aussi la possibilité d'améliorer l'efficcité de chacun et notamment des prestataires externes comme les travailleurs indépendants.
• Avoir le sentiment d'avoir plus de temps pendant sa journée, en accordant du temps à ce qui est important vous travaillerez plus rapidement et éliminerez les actions superflues ou pertes de temps. Vous n'aurez certes pas plus de temps au sens propre mais vous pourrez en faire plus dans le même intervalle.
• Distinguer clairement vie professionnelle et vie privée, identifier ce qui doit être fait immédiatement de ce qui peut être reporté à demain vous permettra de bien différencier vos heures de travail de celles consacrées à votre temps libre.

Quels sont les outils de la gestion du temps en entreprise ?

La gestion du temps en entreprise est une discipline qui consiste à planifier, organiser et suivre l’avancement des différentes tâches qui doivent être accomplies au sein d’une organisation. Elle peut être mise en place à l’aide de divers outils

• Les logiciels de gestion de projet, cherche à faciliter le travail de gestion de projet en automatisant les tâches de sauvegarde et de gestion de temps
• Les tableaux de bord, comprennent des indicateurs pour piloter l'avancement d'un projet et suivre sa performance. Il s'agit d'un outil de synthèse qui permet de surveiller l'état de santé d'un projet
• Les chronogrammes sont une représentation simple d'un projet, ils mettent en avant les activités classées par ordre chronologique. Il met ainsi en avant chaque étape du bon déroulement du projet.
• Les diagrammes de Gantt sont certainement le plus connu de ces outils. Il permet de visualiser dans le temps les différentes tâches composant un projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.).
• Le diagramme de PERT est un outil visuel de gestion de projet. Il est particulièrement utile pour planifier les différentes tâches et définir le calendrier du projet. Cet outil donne au chef de projet une vision de tous les détails de planification essentiels tels que les dépendances entre les tâches, la durée estimée de celles-ci et le temps minimum nécessaire à la réalisation du projet.
• Le CPM ou méthode du chemin critique vise à identifier les tâches importantes pour garder le cap d'un pour à l'autre du projet. Il s'agit d'activités critiques sur lesquelles vous devez veiller si vous voulez arriver au bout de votre projet dans les temps.

Les méthodes de planification des tâches

Il existe plusieurs méthodes de planification des tâches, mais la méthode qui convient le mieux à un individu peut varier en fonction de son style de vie, de son travail, de ses obligations familiales et de ses hobbies. Chacune de ces approches a ses propres avantages et inconvénients sur lesquels nous allons revenir.

La méthode Eisenhower

La matrice Eisenhower se résume en une phrase " Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important." . Cette méthode vise donc à faciliter la priorisation de la liste des choses que vous avez à faire en les classant en fonction de leur importance et de leur urgence. Son fonctionnement est simple, tracez deux axes :

• Axe vertical : l'importance des tâches
• Axe horizontal : l'urgence des tâches

La matrice vous permet ainsi d'organiser vos différentes tâches que quatre zones :

1. Les tâches importantes et urgentes sont une priorité, elles doivent être traitées immédiatement
2. Les taches non importantes mais urgentes doivent être déléguées aux membres de votre équipe
3. les tâches importantes mais non urgentes doivent être intégrées à votre planning et traitées ultérieurement
4. Les tâches non importantes et non urgentes sont inutiles et constituent une perte de temps. Elles doivent être supprimées.

L'avantage de cette matrice est qu'elle permet d'organiser efficacement votre travail en priorisant vos tâches. Elle aide également à la prise de décision et à la délégation. Enfin elle permet de prendre du recul en listant toutes les tâches que vous avez à faire.

Il peut être difficile et chronophage de différencier ce qui est important de ce qui ne l'est pas, au début. Pourtant, une fois cette gymnastique acquise vous ne pourrez plus vous séparer de cet outil et la priorisation deviendra naturelle dans votre gestion de projet.

La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui permet de mieux se concentrer et d’être plus productif. Elle se base sur le principe suivant : travailler pendant 25 minutes, puis faire une pause de 5 minutes.

L'objectif de cette méthode est simple, rester concentré à 100% sur une seule tâche pendant 25min, appelé session. Entre chaque session vous pouvez vous accorder une courte pause, puis une pause plus longue toutes les quatre sessions de travail. Pour arriver à vos fins quelques conseils s'imposent :

1. Preparez vos sessions, définissez les taches à mener à bien et définissez votre emploi du temps en conséquence
2. Isolez vous de toute source de distraction, prévenez vos collègues, mettez en pause les notifications de vos emails et outils de collaboration, ...
3. Munissez-vous d'un minuteur, programmez-le sur 25 minutes et commencez votre tâche
4. Accordez vous de vraies pauses. Le traitement de vos emails et les réponses aux clients sont des tâches à part entière, consacrez-leur une session et profitez de votre pause pour vous ressourcer.

Cette méthode est donc particulièrement adaptée pour les habitués du multitasking, les gens qui ont du mal à se concentrer durablement sur une tâche, ceux qui se laisse facilement distraire par les sollicitations extérieures et les personnes qui ont une tendance à la procrastination. Sa limite est qu'il est parfois difficile d'estimer le délai de réalisation d'une tâche et de respecter ces 25 minutes systématiques.

Getting things done (GTD) pour les entrepreneurs : les bonnes pratiques de la gestion du temps et des priorités

La méthode GTD (Getting Things Done) est une approche de la gestion du temps centrée sur l’action. Elle a été popularisée par l’auteur et consultant américain David Allen. Elle s’appuie sur le principe suivant : « La meilleure façon de gagner du temps, c’est d’arrêter de le perdre ». La méthode se décompose en 5 étapes clés :

1. capturer
2. clarifier
3. organiser
4. réfléchir
5. engager

La to-do-list

La sacro-sainte to-do-list est une excellente base pour une bonne gestion du temps. Cette liste des choses à faire vous permet en un clin d'œil d'identifier et lister les tâches à réaliser. Cette liste se décline de plusieurs manières en fonction de vos activités et de ce qui vous convient le mieux, elles peuvent bien entendu être combinées.

• Chronologique : classez les tâches à réaliser selon leur date d'échéance. L'organisation peut être détaillée en planning quotidien, hebdomadaire, ou mensuel.
• Par projets : répartissez chaque projet dans une colonne et ajoutez y les tâches à effectuer par ordre de priorité
• Par collaborateur : Si vous managez une équipe et que l'essentiel de vos taches sont liées à d'autres membres de votre équipe. Cette méthode permet de mesure la quantité de tâches assignées à chaque personne

La méthode Kanban

Particulièrement appréciée dans la gestion de projets informatique, la méthode Kanban consiste à signaler les tâches effectuées et à effectuer dans un tableau. L'idée est donc de faire circuler les tâches dans plusieurs colonnes "à faire", "en cours", "fait" , à déterminer en fonction du fonctionnement de votre équipe. Au fur et à mesure de l'évolution du projet les tâches passent d'une colonne à l'autre et sont attribuées à différents membres de l'équipe.

Avalez votre crapaud

Vous avez une fâcheuse tendance à repousser les tâches de gestion liées à l'administration fiscale de votre activité ? Et vous finissez inexorablement par rendre les choses en retard ? Cette méthode, pas très sympa mais diablement efficace, est peut-être ce qu'il vous faut. Le principe est simple, placez les tâches que vous détestez le plus en haut de la pile, vous pourrez ensuite vous consacrer aux tâches que vous aimez le plus. Si la méthode n'est pas agréable il s'agit d'un moyen redoutable pour lutter contre la procrastination.

Une bonne gestion du temps est l’art de s’organiser en fonction des tâches et du temps imparti pour les réaliser. Avoir une bonne gestion de celui-ci permet de réduire le stress, augmenter la productivité, d’avoir le sentiment d’avoir plus de temps dans une journée et de faire une véritable distinction entre vie professionnelle et privée. Pour ce faire, plusieurs outils sont disponibles : le diagramme de PERT ou de Gantt, la méthode du chemin critique, les tableaux de bord ou encore les chronogrammes ainsi que les logiciels de gestion.  

Maintenant que nous avons les bons outils pour la gestion du temps, gérons la productivité. Il en va de même, il faut être rigoureux pour bien maitriser la gestion du temps et disposer des outils qui vous permette cette optimisation comme par exemple la signature électronique qui vous permet de gagner un gain considérable.

Chacun est différent, nous avons donc plusieurs méthodes, celle de pomodoro qui alterne travail/pause/travail pause de manière cyclique, la méthode Eisenhower qui permet une visualisation graphique de l’urgence et de l’importance des tâches, la to do list pour classer et prioriser, ou encore la méthode Kanban offrant une visualisation dans un tableau des tâches à accomplir. Enfin, la dernière méthode, n’est pas pour plaire à tout le monde, elle consiste en se forcer à faire les tâches que l’on aime le moins en premier pour se concentrer ensuite sur ce que l’on aime faire.  

La gestion du temps est importante pour votre entreprise. Il vous faut trouver la méthode qui vous convient le mieux et l’appliquer de manière rigoureuse. Bien entendu, il ne faut pas être fermé aux évolutions des métiers et de votre activité à l'heure où l'ubérisation ou encore le nomadisme deviennent une norme.