Eléments clés pour une bonne gestion de projet dans les métiers du conseil

Dans un précédent article, nous avons souligné les principales causes d'échec des projets dans les métiers du conseil. Et en effet les PME, dont 70 % environ ne sont pas couvertes contre les pertes financières, souffrent encore plus de la mauvaise gestion de projet, qui constitue l’une des principales causes de litiges dans ce domaine.

Une gestion correcte de certains éléments d’un projet permet de réduire nettement la probabilité d’échec.

Ainsi, pour être un succès, un projet doit toujours comporter les éléments suivants :

Etude de faisabilité
Cette étape doit permettre de déterminer précisément les aspects du projet qui sont réalisables, ceux qui ne le sont pas, et avec quels moyens. A ce stade, une proposition de projet doit être présentée.

Définition des objectifs du projet
Les objectifs doivent être définis conjointement par le client et les participants au projet. Ils seront formulés par écrit. Cette formulation peut éventuellement adopter une approche selon les critères de type SMART (à savoir des objectifs : Spécifique, Mesurable, Attractif, Réaliste et dans les Temps).

Analyse de statu quo
Une analyse des facteurs internes (organisation de l’entreprise, culture de la société…) et externes (marché, concurrence…) s’impose, ainsi qu’une analyse des caractéristiques de la partie prenante. Par exemple, il est utile de demander quels sont les aspects qui doivent changer et ceux qui doivent rester identiques.

Gestion des exigences
Elle doit être effectuée conjointement par le client et le consultant. Le cahier des charges contractuel doit reprendre, sous forme de synthèse, les exigences du client ; le cahier des charges fonctionnel doit délimiter le périmètre d’activités du consultant.

Gestion des risques
Cette analyse doit porter sur différents risques tels que les délais, les budgets, la qualité et le personnel. Il n’existe pas de projet où le risque est nul ; cependant l’évaluation et la classification des risques en amont augmente la probabilité de les gérer avec succès.

Planification du projet
Les événements majeurs ou les phases finalisées doivent être définies par étape. Cela permet de mieux maîtriser les objectifs secondaires et facilite la prise de décisions.

Plan structurel du projet
Après avoir défini les grandes étapes du projet, la planification détaillée de chacune de ces étapes doit être structurée et formalisée. Le plan final qui en résulte doit être illustré par des graphiques et indiquer chaque étape.

Estimation des délais et coûts nécessaires
L’estimation des délais et des coûts représente l’un des volets les plus complexes de la gestion de projet. Ces estimations étant souvent trop ambitieuses, il est primordial de recevoir l’avis d’experts et de prévoir des marges de sécurité.

Plan des procédures
Un plan de réseau de tâches doit être établi afin de faire apparaître les interdépendances et les étapes à mener en parallèle dans le cadre du projet. Une attention particulière doit être portée à la planification des tâches critiques qui présentent une très faible marge de sécurité, voire aucune.

Contrôle du projet
Les opérations de contrôle doivent être effectuées à plusieurs reprises pendant le déroulement du projet, soit à intervalles réguliers (ex. : une fois par mois) soit en fonction d’événements précis (ex. : franchissement des points d’étape). La réussite des opérations de contrôle impose l’existence d’un planning réaliste et cohérent, la saisie en temps utile des données clés, une communication ouverte et transparente ainsi qu’une culture d’entreprise qui tolère les erreurs.

Rapport sur l’avancement du projet
Le rapport fournit des informations importantes sur le projet, qui sont adaptées en fonction des différents destinataires. Les éléments clés de ce rapport sont la réalisation des objectifs, la gestion des risques et la gestion des parties prenantes.

Gestion du changement
Si le projet est modifié en cours de route, tous les éléments nouveaux doivent être précisés par écrit. Tout changement ayant des conséquences sur les plans initialement arrêtés doit être confirmé par un avenant, signé par le client et le commanditaire du projet. Après validation, les nouveaux éléments doivent être intégrés au contexte du projet, ce qui impose de revoir tous les plans.

Clôture du projet
Il s’agit de la dernière étape du projet qui comprend généralement l’approbation finale du client, une analyse finale, un bilan des enseignements à tirer et la livraison par l’équipe projet.