Auto entrepreneur : comment gérer les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont un sujet important pour les auto-entrepreneurs, car elles permettent de couvrir les frais liés aux déplacements professionnels. Cependant, ces frais ne sont pas déductibles directement du chiffre d'affaires dans le cadre du régime micro-entrepreneur. On vous explique comment gérer ces frais de manière efficace et intégrer ces indemnités dans vos tarifs sans affecter négativement votre activité.
Les frais kilométriques et leur gestion en auto-entreprise
Les frais kilométriques ne sont pas déductibles du chiffre d'affaires , L'un des points essentiels à comprendre pour un auto-entrepreneur est que les frais kilométriques ne peuvent pas être déduits directement du chiffre d'affaires. Contrairement à d'autres statuts d'entreprises où ces frais peuvent être considérés comme des charges déductibles, dans le cas des auto-entrepreneurs, ils restent à la charge de l'individu, sauf s'ils sont intégrés dans la tarification des prestations proposées.
Comment intégrer les indemnités kilométriques dans vos tarifs ?
Bien que vous ne puissiez pas déduire directement ces frais, vous pouvez les inclure dans vos tarifs pour vous assurer qu'ils sont couverts. Cela peut se faire de plusieurs façons :
• Forfait de déplacement : déterminez un montant fixe en fonction des distances parcourues (par exemple, 10 € pour moins de 10 km, 25 € entre 10 et 50 km, etc.).
• Ajustement du tarif horaire : si vous calculez un tarif horaire, vous pouvez y ajouter un supplément pour couvrir vos frais de déplacement.
• Supplément kilométrique : ajoutez un montant fixe par kilomètre parcouru en vous basant sur le barème kilométrique officiel.
• Forfait par déplacement : fixez un montant unique par déplacement, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus.
Le barème kilométrique : comment l'utiliser ?
Le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale vous permet de calculer vos frais de déplacement à titre indicatif. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.
Si vous utilisez un véhicule électrique, vous bénéficiez d’une majoration de 20% de ce montant.
Il est important de rajouter environ 22% à ce montant pour compenser les cotisations sociales, et ainsi ajuster vos tarifs pour couvrir efficacement vos frais de déplacement.
Avantages d'inclure les indemnités kilométriques dans vos tarifs
1- Une meilleure gestion de vos coûts
Inclure les indemnités kilométriques dans vos tarifs vous permet de compenser les frais liés à l'utilisation de votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels (carburant, entretien, assurance, etc.). De plus, cela vous permet d'anticiper vos revenus et dépenses plus facilement.
2- Simplification administrative
En intégrant ces frais dans vos tarifs, vous évitez la gestion des justificatifs et des notes de frais, ce qui simplifie considérablement vos démarches administratives. Vous n'avez plus à vous soucier de la collecte de documents ou de la tenue de comptes détaillés pour chaque déplacement professionnel.
3- Transparence avec vos clients
Les clients auront une vision claire du coût total de votre prestation, y compris les frais de déplacement. Cette transparence peut renforcer la relation de confiance avec vos clients et éviter toute incompréhension liée à des frais supplémentaires.
4- Flexibilité tarifaire
L'inclusion des frais kilométriques dans vos tarifs vous permet également d'ajuster vos prix en fonction de la distance parcourue, rendant vos prestations plus flexibles. Vous pouvez choisir de facturer un forfait par déplacement ou un supplément kilométrique selon la situation.
5- Gestion administrative et optimisation de la trésorerie
Bien que vous ne puissiez pas déduire directement les indemnités kilométriques, les intégrer dans vos tarifs permet de simplifier la gestion de votre activité. Voici les principaux avantages administratifs :
• Réduction de la paperasserie : vous n'avez pas besoin de conserver des justificatifs détaillés de vos déplacements, ce qui vous permet de gagner du temps.
• Amélioration de la planification financière : en prenant en compte ces frais dans vos tarifs, vous pouvez mieux gérer votre trésorerie et ajuster vos dépenses et revenus en fonction de vos déplacements.
Limites et précautions à prendre
Augmentation du chiffre d'affaires et de l'imposition :
L'inclusion des indemnités kilométriques dans vos tarifs augmente votre chiffre d'affaires, ce qui peut entraîner une hausse de vos cotisations sociales et de votre imposition. Cela peut aussi vous rapprocher des plafonds de chiffre d'affaires du régime de la micro-entreprise, ce qui peut avoir des conséquences sur votre statut.
Impact sur la compétitivité
Cette méthode peut rendre vos prestations plus chères que celles de vos concurrents qui ne facturent pas ces frais ou qui les incluent différemment. Il est donc essentiel de trouver un équilibre pour ne pas perdre de clients en raison de tarifs trop élevés.
Bien que les indemnités kilométriques ne puissent pas être déduites directement du chiffre d'affaires des auto-entrepreneurs, les intégrer dans vos tarifs est une solution efficace pour couvrir vos frais de déplacement professionnels. Cela permet de simplifier votre gestion administrative, d'optimiser votre trésorerie et d'assurer une transparence avec vos clients.
Toutefois, il est important de prendre en compte les implications fiscales de cette méthode, notamment l'impact sur vos cotisations sociales et votre imposition. En suivant ces recommandations, vous pourrez mieux gérer vos frais de déplacement tout en restant conforme au cadre fiscal du régime de la micro-entreprise.
