Freelance : 6 astuces pour améliorer votre productivité

Le temps, c’est de l’argent… Lorsqu’on est auto-entrepreneur, consultant indépendant ou freelance il est clair que plus on est efficace, plus on accroît ses revenus. Cependant, il n'est pas toujours évident de trouver un véritable équilibre entre la famille, soi-même et le boulot. Quelle réponse apporter dans ce cas ? Comment gagner en productivité et bien organiser ses tâches ?

La clé de l’efficacité, de l’avis de nombreux experts et micro-entrepreneurs, reste l’organisation ! D'autant plus, d'après l'OMS en 2022, les cas d’anxiété et de dépression sont en hausse de 25 % dans le monde en raison de la pandémie de COVID-19. Alors, ne paniquez plus, respirez bien fort, voici quelques conseils très simples pour améliorer sa productivité au travail sans se mettre la pression ! Communication asynchrone, pomodori, logiciels, ou loi de pareto, que vous soyez freelances ou salariés la suite va vous intéresser.

1. Aménager son espace de travail pour améliorer sa production

Travailler chez soi exige un minimum de rigueur. Autant s’aménager un espace qui soit aussi agréable que pratique. Le mieux est de disposer d’un bureau dans une pièce à part afin de séparer au mieux la partie de son domicile réservée à la détente de celle dédiée à son business. Immergé dans votre univers professionnel, vous n’en serez que plus concentré et augmenterez votre productivité au travail. A défaut, le salon peut constituer une option pour placer votre bureau, quelques étagères et autres rangements, histoire de ne pas se laisser ensevelir sous les papiers. Ne négligez pas l’éclairage, la lumière naturelle étant un réel atout également, c'est elle qui vous apporte votre dose quotidienne de vitamine D !

Le principal est de trouver un endroit calme, dédié au travail. Evitez de devoir toujours bouger vos affaires matin et soir pour libérer de la place et déménager tous les matins. Et si ce n'est pas possible à la maison, renseignez-vous dans votre ville, de plus en plus d'espace de coworking offre en France. Il s'agit d'un bon moyen de palier aux bruits et de s'éloigner de temps en temps de brouhaha de la maison.

2. Choisir les bons outils, products, et logiciels

Il est essentiel de bien choisir ses outils et logiciels de travail. Tout comme de vous aménager un espace de travail dédié à votre activité. Choisissez les bons logiciels pour vous accompagner, comptabilité, création de contenu, réseaux sociaux et plein d'autres. Il existe aujourd'hui d'excellentes ressources en lignes où allez piocher vos outils.

Au-delà de l'aspect, technique et digital, il est tout aussi important de bien choisir vos outils de travail physique en choisissant du matériel de qualité. Le moindre bruit est sujet à distraction, même le bruit d'une porte ? Investissez dans un casque à réduction de bruit. Vous avez facilement mal au dos ou au poignet ou encore vous trouvez que l'angle bas de la caméra ne vous met pas en valeur, investissez dans un support d'ordinateur portable. Faites-vous une liste d'équipements dont vous auriez besoin et ne vous installez pas à la va-vite au détriment de votre productivité. Même les freelances ont le droit de bien s'équiper !

3. Planifier et prioriser son activité

Débutez chaque semaine et chaque jour en ayant en tête les tâches que vous avez décidé d’accomplir. Vous pourrez ainsi prioriser plus facilement chacune de vos actions et planifier votre journée tout en gérant les imprévus plus facilement. Et même, préparer une feuille de route la veille pour gagner du temps le lendemain matin ! C'est une bonne habitude à prendre. Comment procéder ?

Bannissez les longues listes aussi démotivantes et qu’intenables en commençant par repérer les tâches les plus essentielles. Autrement dit, celles qui sont incontournables dans la poursuite de votre activité, celles qui sont à forte valeur ajoutée. Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien (1848-1923) a d’ailleurs estimé que 80% des résultats découlent de seulement 20% du travail, c'est ce que l'on appelle, en toute simplicité, la loi de Pareto. D’où cette impérative nécessité de hiérarchiser les priorités.

N’oubliez pas les imprévus. Enfin, affectez une durée réaliste par tâche et efforcez-vous de la respecter. Une manière d’éviter de traîner des pieds sur des tâches pouvant être rapidement réglées !

4. Se concentrer sur une tâche à la fois, sans distraction augmente la productivité au travail

On croit souvent que le fait de faire plusieurs choses en même temps rend plus productif et efficace. Or différentes études prouvent le contraire. Le multitasking nuit à la productivité. En effet, chaque fois que l’on passe d’une activité à une autre, notre cerveau a besoin d’un certain temps pour quitter la première et s’adapter à la nouvelle. Et même s’il est très rapide, il n’ira jamais aussi vite que s’il est concentré sur un seul dossier. La perte de temps causée par le changement constant entre plusieurs tâches a même été estimée à 40% de temps de travail effectif. Sans parler de la qualité de travail également altérée. Alors que, comme l’a théorisé l’économiste suédois Sune Carlson, « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Donc, une fois lancé, ne vous laissez pas distraire par votre smartphone, vos emails. Fermez toutes vos applications et accomplissez votre tâche jusqu’au bout. On estime que le cerveau peut fonctionner à plein régime sur des sessions de 60 à 90 minutes maximum ! Et si vous n’y êtes pas encore, entraînez-vous en allongeant progressivement votre concentration par tranche de 5 à 10 minutes.

Pour vous aider plusieurs méthodes existent, il suffit de trouver la votre. De notre côté, nous sommes des adeptes de la méthodes de pomodoro. Développée dans les années 80, il s'agit d'une méthode utilisée dans des environnements agiles. Cette dernière consiste à faire une pause de 5 min toutes les 25 minutes puis lorsque quatre pomodori ont été effectués, faites une pause de 20 min. Très efficace pour prendre son temps et surtout s'accorder des moments de répit essentiel au fonctionnement de son cerveau.

Un autre conseil que nous pouvons vous donner; si une action requiert plus d'informations et n'est pas urgente, privilégiez la communication asynchrone. Mais de quoi s'agit-il exactement ? La communication asynchrone désigne toute communication qui ne se fait pas en temps réel, comme lorsque vous envoyez une question par e‑mail à un collègue au lieu de vous lever et d'aller la lui poser directement. Cela vous permet de gagner du temps, de ne pas attendre après une personne en direct.

5. Avoir un rituel de mise en route et s'aménager des pauses

Avoir recours à un rituel très simple comme se servir une boisson chaude, pratiquer la respiration abdominale, aide à démarrer sa journée de travail en pleine possession de ses moyens et, à préparer son esprit à être plus efficace et à se concentrer. Rappelez-vous qu’au cours d’une journée de travail, la productivité décroît à mesure que le temps s’égrène. Les pauses repas, mais aussi les pauses pour s’aérer l’esprit, faire quelques pas sont bien évidemment indispensables à une meilleure productivité.

L'installation de routines dans votre quotidien au travail, et la réalisation de tâches hebdomadaires répétitives peut-être un bon moyen également de vous aider à rester maître de votre productivité. Dites-vous que tous les mercredis de 10h à 11h, c'est le temps de faire la comptabilité. Le jeudi entre 15h et 17h sera dédié à la prospection de nouveaux clients. Faites des pauses en fonction de vos besoins, notez-le dans vos agendas si nécessaire Mais ne les manquez pas !

Cependant, attention aux dérives ! Il faut trouver le bon rythme de travail, instaurez-vous de vraies règles, aménagez vos plages horaires, si vous êtes plus productif le matin, faites les tâches les plus dures, à ce moment-là. Aménagez-vous des solutions en fonction de vos capacités. L'un des avantages à être freelance et de pouvoir organiser sa journée et sa carrière sur le long terme comme on en a envie.

6. Célébrer !

Prenez le temps célébrer les tâches et les actions accomplies, les succès professionnels. Un bon moyen de renforcer la confiance en soi. On ne vous demande pas d'organiser une grande fiesta à chaque fois mais peut-être pouvez-vous instaurer un rituel lorsque vous gagnez un client ou finissez la réalisation d'un projet. Vous avez augmenté votre chiffre d'affaires cette année ? Organisez un petit événement pour vous mais aussi pour remercier vos clients, vous vous faites plaisir et vous fidéliser vos clients. Un maximum de possibilité s'offre à vous pour ce type de célébration, soyez imaginatif !

Bonus : La discipline, la discipline, la discipline !

Freelances, entrepreneurs, indépendants et même salariés, dernier conseil, qui n'a rien de surprenant, il faut être rigoureux dans vos tâches. Tant que vous êtes disciplinés, que vous gérez votre emploi du temps, il n’y a pas de raison que vous ne soyez pas productif ! N’hésitez pas à rappeler à vos proches et votre entourage que vous avez un travail et qu’être entrepreneur ne signifie pas être libre comme l’air !