Conseil en gestion de projet : le coeur du métier de conseiller

Expériences passées, compétences, vision, bon sens... Les professionnels du métier de conseil sont de précieux atouts pour aider leurs clients à mener à bien leurs projets et activités. Ils occupent généralement le rôle de chef de projet et sont garants de son bon déroulement et ce, de A à Z. 

Revenons ensemble sur les réflexes à adopter pour une bonne gestion de projets pour les professionnels du conseil. Qu'est-ce que la gestion de projet ? Quelles méthodes choisir pour vos équipes ? Quels outils sont les plus adaptés ? On vous répond.

La gestion ou le management de projet, c’est quoi ?

Difficile de donner une bonne définition d'un bon chef de projet, mais nous pouvons commencer par dire qu'un consultant conseil en gestion de projet est avant tout d'un chef d’orchestre. Il gère la relation client, il pilote et conseille sur la meilleure marche à suivre sur chaque activité et bien d'autres. 

En tant que chef de projet, attention de ne pas vous éparpiller. Lorsqu’on est en charge de la gestion de projet, la tentation est forte de vouloir avoir un œil sur tout, tout le temps. Mais personne n'est omniscient. Cette stratégie risque de vous épuiser rapidement et de ne pas fournir les résultats attendus, pour votre client comme pour votre entreprise.

Ayez une répartition claire des responsabilités et des attentes de chacun, vos clients compris. Ainsi, toutes les parties prenantes connaissent leur rôle, mais aussi les limites de leur périmètre d’action. Un excellent moyen d’éviter les trous dans la raquette et d'être en quelque sorte en dans un mode de pilotage vague ! En effet, s'il y a bien une situation que vous voulez éviter, c’est de vous rendre compte qu’en fait, personne n’est en charge d’une tâche pourtant cruciale pour le succès de votre projet.

C'est pourquoi il est important de définir les apports de chacun, définir les compétences qui seront mobilisées, l'expertise de chacun qui pourra contribuer à la réussite et l'expérience des participants. Cela vous aidera dans la répartition des rôles, mais surtout dans la cohésion de groupe autour d'un seul et même objectif.

Clarifiez les besoins de votre client, vos ressources internes (membres de l'équipe, prestataires, etc.), les activités nécessaires au bon déroulement de chaque phase, quels sont les livrables à partager, le type d'accompagnement attendu et gardez en tête le bon avancement du projet avec un plan de marche clair et réalisable.

Comment faire pour bien gérer son projet ? Cadrer les enjeux et mettre en place des processus 

Vous êtes mobilisé par un client pour un nouveau projet ou vous entrez dans une nouvelle phase d'un autre ? Super, vous venez de remporter une nouvelle affaire et vous avez hâte de commencer votre nouvelle mission ! Attention cependant à ne pas aller trop vite en besogne. Notre meilleur conseil en gestion de projet sera de poser des fondations stables. 

Cadrez votre projet, vous permettra d’éviter certaines erreurs qui pourraient engendrer des litiges avec vos clients. Les erreurs les plus communes sont souvent les plus simples. Pour vous aider, en voici une liste non-exhaustive :

• Des objectifs de projet mal définis ou une stratégie trop flou laissant trop de place à l'improvisation

• Une définition incomplète de la mission du consultant

• Des modifications importantes des objectifs en cours de projet voire une transformation totale des résultats attendus

• Une gestion de la relation avec votre clientèle peu adaptée aux besoins exprimés

• Un manque de soutien des managers et des autres parties prenantes au projet, pouvant avoir un impact négatif sur votre propre management des participants

• Une répartition insuffisante des rôles entre les membres de l'équipe ou encore un manque de reconnaissance et d'accompagnement en interne

• Une mauvaise exploitation de l'expertise de chaque membre ou encore une mauvaise appréciation des compétences

• Une gestion des sous-projets peu ou mal coordonnée

• Une sur-promesse : les commerciaux survendent les livrables et n'évaluent pas suffisamment les risques

• Un mauvais respect des délais demandés par le client

• Un manque de ressources internes non détecté

Pour remédier à ses erreurs, prenez le temps de mettre en place des processus, des moyens de communication, des logiciels de gestion ainsi que de bien répartir les rôles et les ressources...

Etablissez un cahier des charges à votre projet avant de mettre la main à la pâte ! Ne restez pas dans les grandes lignes des phases principales, mais atteignez le niveau de détail dont vous avez besoin pour réunir tous les facteurs clés de réussite.

Quelles sont les méthodes de gestion de projet que je peux utiliser ?

Il existe plusieurs méthodes pour mener à bien des projets plus ou moins complexe. Chaque méthode n'est pas spécifique à un secteur en particulier ou à des entreprises en particulier. L'idée ici est de découvrir les différentes méthodologies qui ont fait leur preuve et qui ont été adoptées par des entreprises qui avaient besoin de structure dans le management de projets. 

Au-delà de la planification simple, de la répartition des tâches et des moyens de communication et de collaboration, ces méthodes doivent surtout s'adaptent aux personnes qui font vivre les entreprises, qui ont leurs propres habitudes de pilotage et d'évaluation. Imposer une méthode ne rime à rien si elle n'est pas adaptée aux fonctionnements existants.

Au contraire, ce besoin de structure doit être un vrai plus pour tout le monde, de la montée en compétences en interne jusqu'à la livraison du "produit final", en passant bien évidemment par l'accompagnement de la clientèle et l'anticipation face à tel ou tel changement qui peut perturber le bon déroulement des projets. Une formation n'est pas à exclure si vous souhaitez l'implication et l'engagement de tous.

L'utilisation des jalons

Dans le métier de conseil en gestion de projet, il est important dans le mode de pilotage de projet de baliser le plan de marche. Par conséquent, commençons par le commencement, qu'est-ce qu'un jalon ? Le jalon est un point d'arrêt dans le suivi du projet. C'est l'occasion pour toute l'équipe de faire un bilan intermédiaire, de valider une étape, des documents ou d'autres livrables, puis de reprendre le déroulé de votre travail. Une fois un jalon passé, l'équipe ne reviendra pas dessus, elle passe directement aux étapes d'après.

L'objectif de cette méthode est de s'assurer du bon déroulement de la phase d'après, de vérifier l'état des livrables attendues, de les valider ou bien de revoir les méthodes et process mis en place pendant la période. Vous pourrez ainsi aborder les étapes les unes après les autres en toute sérénité. 

Sachez que vous décidez vous-même du nombre de jalons que vous mettez en place dans votre projet. Il s'agit d'une gestion des risques et une revue des étapes au fil de l'avancement, vous restez maître de tout et arrangez votre projet comme bon vous semble. 

Le modèle en cascade

Le modèle en cascade est un modèle de management de projet linéaire qui sépare les processus de développement en phases de projet successives. Dans ce modèle, chaque étape est effectuée une seule fois. Les sorties de chaque phase précédentes sont intégrées comme entrées de la phase suivante. Il est principalement utilisé dans les projets informatiques comme le développement de logiciels.

Pour une bonne mise en oeuvre de ce modèle, il est important de bien suivre ces 5 étapes :

1. L'analyse : l'équipe fait une étude de faisabilité et définit les besoins.

2. La conception : le chef de projet et son équipe élaborent le concept pour répondre aux attentes du client et définissent ainsi la stratégie pour parvenir au résultat final.

3. L'implémentation : les développeurs du projet élaborent l'architecture logicielle et les services qui vont être développés pour mener à bien chaque mission.

4. Les tests : on intègre le projet dans l'environnement souhaité et on évalue les performances souhaitées afin de corriger certains points ou en intégrant des données supplémentaires.

5. L'exploitation : le projet est prêt à être utilisé, il est donc livré.

Le modèle en cascade mise sur le test à chaque étape. Il inclut le client du début à la fin du projet et permet de facilement ajuster les erreurs et process puisque les étapes s'imbriquent les unes dans les autres. 

La méthode AGILE, en quoi consiste-t-elle ?

Un des termes les plus en vogue ces dernières années dans le monde du conseil en gestion de projet et la méthode AGILE. À l’inverse du management de projets dit "classique" qui a un seul objectif final, la méthode AGILE, elle, comprend une succession d’objectifs et de phases qui vont évoluer dans le temps et dans la compétence.

Cette flexibilité vous permettra de séquencer votre projet en différentes phases et d’éviter de vous éparpiller. Concentrez-vous sur la première étape. Une fois bientôt terminée, vous pouvez attaquer la seconde étape et ainsi de suite. Vous pourrez recalibrer vos objectifs et apporter des modifications suite à votre expérience lors des premières étapes, ou encore de l’évolution du besoin de votre client ou de votre propre compétence.

Cette méthode est extrêmement pratique pour avoir une vision éclairée de votre projet. Elle vous permet de voir les points bloquants et de faire régulièrement le point sur les différentes phases et étapes de votre projet. L'idée ici n'est pas d'effectuer un pilotage à vue. Au contraire, même s'il n'y a pas de planification rigide ou d'étapes à respecter scrupuleusement, la méthode AGILE s'appuie sur les évolutions de chaque participant et notamment du client final dont les attentes peuvent varier avec le temps et la découverte du projet en construction.

La méthode AGILE s'appuie sur l'expérience, la communication et l'interaction entre les différentes parties prenantes au projet. Il s'agit aussi de moment à partager en équipe pour débloquer chaque chef de projet dans ses tâches avec une solution adéquate, de mettre la main sur les éléments bloqués et de miser sur les bons facteurs de réussite.

La méthode du chemin critique, késako ?

Un consultant peut aussi vous proposer un autre mode d'organisation la méthode du chemin critique est l'ensemble des tâches qui doivent être accomplies pour que votre projet soit terminé dans le respect des délais. Ces tâches sont considérées comme "critiques" (vous commencez à voir le rapprochement ?). Elles ne peuvent en aucun cas faire preuve de retard dans leur mise en place et suivi, sinon l'intégralité du projet est en faillite.

Cette méthode permet de garder un œil acéré sur l'avancement, l'accompagnement qui a été défini et de déterminer les modifications à avoir dans les différentes phases de ce dernier. Chaque étape est précieuse, mais certaines le sont plus que d'autres. 

La méthode du chemin critique fonctionne avec le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique) dont le but est de vous aider à trouver la meilleure organisation possible pour terminer le projet dans les meilleurs délais de la date de début à la livraison finale. 

Surtout, réfléchissez bien et testez-les. Votre entreprise n'est pas obligée de rester sur 1 seul modèle, surtout s'il ne lui convient pas. Chaque modèle est fait pour un type de projet ou une équipe. Le modèle en cascade est principalement fait pour les projets informatiques et la méthode AGILE s'adapte à tous les types de projets. De plus, chacune des méthodes citées ci-dessus peut être appliquée comme telle et en fonction des business cases, sans l'aide de logiciel de gestion particulier ou, n'auront pas de coûts supplémentaires pour votre entreprise. 

Cependant, nous vous conseillons fortement d'investir dans l'un d'entre eux. Il vous permettra de tirer un maximum de bénéfices dont de gagner en productivité, de gagner en temps, en bien-être, et vous permettra de réduire le stress en centralisant les informations. En conseil de gestion de projet, il est important de souligner qu'au-delà de la mise en oeuvre de tel ou tel méthode, l'implication et la considération de chaque participant sont primordiales pour la réussite des projets.

Les outils et logiciels indispensables pour une gestion de projets étape par étape 

Une organisation bien rodée sera votre meilleure alliée pour travailler efficacement et avoir une gestion de projet sans faille. Pour cela, voici des outils de gestion essentiels pour tous les consultants en conseil en charge de la gestion de projets et de la relation client. Les nouvelles technologies, c'est magique :

• Monday, Asana et le diagramme de Gantt sont des logiciels de gestion indispensables qui vous permettront d’avoir une vision d’ensemble, même sur les projets les plus complexes. Vous pourrez ainsi suivre son avancement et anticiper les répercussions d’un éventuel retard et respecter les délais. Ce sont les outils du cycle de vie de votre projet ! 

• Suite Google, Teams... Les 12 versions d’un même fichier dans vos mails, c’est terminé ! Grâce aux outils de stockage de fichiers en ligne, vous pouvez travailler en simultané sur un même fichier avec toutes les parties prenantes responsables d'une partie du projet. Et même retrouver tous les éléments nécessaires à son bon avancement au même endroit. Vous passerez moins de temps à courir après le bon document qui aura subi telle ou telle transformation de la part d'un collaborateur. Gain de temps assuré et meilleure gestion des risques de perte d'information ! 

• Trello, JIRA, ou Planificateur sont d’une grande aide pour suivre l’avancement des phases et chantiers en cours. D’autant plus lorsque votre client vous demande comment un sujet avec des exigences spécifiques avance. En un clic, vous connaissez la personne en charge de cette tâche parmi les membres de votre équipe ainsi que son statut d’avancement. Mieux ! Vous pouvez généralement les connecter à vos systèmes de stockage de fichiers en ligne pour directement attacher les fichiers de travail à vos tâches. Non seulement vous gardez un oeil sur l'avancement général du projet, mais en plus tous les éléments sont réussis au même endroit.

On ne va pas se mentir, travailler sur un projet grâce à des solutions informatiques, nous facilite la vie. Ils nous offrent une vue d'ensemble, nous facilitent la gestion des risques de pertes et, nous permettent surtout de mieux gérer notre stress pour éviter de nous perdre. Alors choisissez bien votre modèle et vos tableaux de bord et de commande pour limiter les erreurs voire les échecs. 

Une assurance Responsabilité Civile Professionnelle adaptée aux métiers de conseil 

Les professionnels du métier de conseil sont de précieux atouts pour la réussite de toutes les phases d’un projet. Vous êtes au cœur des conversations et des décisions, et vous n'êtes pas limité à un secteur d'activité.
 

Cette position peut parfois vous placer dans des situations inconfortables. Veillez à souscrire une assurance Responsabilité Civile Professionnelle adaptée au domaine du conseil pour être couvert en cas de : 

• Défaut de conseil 

• Perte et destruction de données 

• Violation des droits de propriété intellectuelle 

• Atteinte à la vie privée 

• Retards accidentels dans la prestation 

• Divulgation d’informations confidentielles 

• Fautes professionnelles, erreurs ou omissions 

Entrepreneurs dans le conseil, votre métier vous amènera à découvrir et à explorer de nombreux domaines pour aider votre clientèle à réaliser avec succès leurs projets. Au-delà de rester à la pointe de l’information, de preuve au changement d'environnement et d'activités, ou encore de faire preuve d'innovation dans votre expertise professionnelle, explorez les dernières best practices en matière de gestion de projets et de gestion de la relation client.

Parfois, la forme est aussi importante que le fond pour que vos missions soient réussies ! Trouvez les méthodes de gestion, les logiciels et les outils qui vous conviennent le mieux et tous les facteurs seront au rendez-vous pour garantir de bons résultats à vos clients.