Que doit contenir un dossier de réponse à un appel d'offres ?

Répondre à un appel d’offres, et le remporter peut s’avérer être un levier utile au développement d’une TPE ou d’une PME. En effet, sans compter les appels d’offres privés, le montant de la commande publique s’élevait déjà à plus de 110 milliards d’euros HT en 2019. Pourtant de nombreux entrepreneurs n’osent pas franchir le pas de la réponse à un appel d’offres en raison de la complexité des dossiers à remplir.

En effet, répondre à un marché public peut parfois s’apparenter au parcours du combattant pour les entrepreneurs. Comment constituer un dossier de réponse à un appel d'offres ? Voici nos conseils pour piloter la réponse à un appel d’offres, de la recherche de marchés publics à la transmission de votre réponse.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

L’objectif d’un appel d’offres est de consulter un ensemble de fournisseurs présélectionnés afin qu’ils transmettent une proposition commerciale et technique pour répondre au besoin exprimé par l’entreprise ou l’administration publique. Ainsi, à partir d’un cahier des charges commun, il est possible de comparer les propositions (tarifs, solutions proposées) des partenaires potentiels suivant différents critères.

Un appel d’offres émane d’un commanditaire (entreprise privée ou publique), il met en concurrence plusieurs entreprises pour la réalisation d’une prestation, dans le but d’obtenir la meilleure offre possible. L’entreprise à l’origine de l’appel d’offre juge les candidats sur plusieurs critères (délais de réalisation prévus, stratégie, budget prévisionnel, etc...), et sélectionne celle qui répond le mieux à sa demande.

La différence entre appel d’offres public et privé.

L’appel d’offres est une obligation légale pour les marchés publics. Ils sont régis par des règles et procédures définies par l’Union Européenne et les gouvernements. Ainsi, tant la formulation de l’appel que la réponse est strictement encadrée.

Il existe un nombre limité de sites sur lesquels vous pourrez trouver des appels d’offre. Pas besoin de vous abonner à des solutions payantes, la consultation est gratuite et BOAMP (bulletin officiel des annonces des marchés publics) vous propose même de recevoir des alertes dans votre boite mail. Ci-dessous les supports les plus utilisés :

• BOAMP et JOUE (journal officiel de l’Union européenne)

• les journaux d'annonces légales (JAL),

• le profil d'acheteur (depuis le 1er janvier 2010 et pour les marchés de plus de 90 000 € (HT), le pouvoir adjudicateur doit aussi y publier les avis d’appel public à la concurrence, ainsi que les documents de la consultation),

• les supports de publicité complémentaires, tels qu’une publication sur des sites Internet, dans la presse quotidienne régionale, ou dans la presse spécialisée.

En entreprise, un appel d’offres est un terme générique qui signifie mettre en concurrence. Ils sont donc beaucoup plus flexibles. Alors que dans le cas d’un appel d’offres public, l’acheteur fait ce que l’on appelle une « publicité », c’est à dire dépose son appel d’offres sur une plateforme de dématérialisation, l’acheteur privé envoie le cahier des charges aux entreprises qu’il a préalablement sélectionnées.

Pour les appels d’offres du secteur privé, il arrive que les candidats aient la possibilité de défendre leur proposition à l’oral, alors que cela ne se fait pas dans le cadre d’appels d’offres publics.  

Qui peut-y répondre ?

Dans le cas d’un marché public, toute entreprise quelle que soit sa taille ou sa forme juridique, peut participer à un appel d’offres. Deux principes régissent ce marché : la liberté d’accès à la commande publique et l’égalité de traitement des candidats.

Cependant certains marchés peuvent être réservés à des organismes qui emploient des travailleurs handicapés ou défavorisés. Dans ce cas, la condition sera clairement mentionnée dans l’avis de marché ou les documents de la consultation.

Les appels d’offres sont également ouverts à l’ensemble des entreprises de l’UE. Vous pouvez donc, si vous le souhaitez et si vous en avez les capacités, candidater à des appels d’offres émis par d’autres pays de l’union européenne. Ils devront être rédigés dans la langue du pays à l’origine de l’appel d’offres.

Dans le cas d’un marché privé, il faut avoir été préalablement repéré par l’acheteur. La réforme des marchés publics en application depuis 2016 vise à faciliter l’accès des petites et moyennes entreprises aux marchés publics. 

Les TPE-PME encouragées à répondre aux appels d’offres publics

Les marchés publics sont des contrats conclus par un acheteur pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services. Ils peuvent être passés avec un ou plusieurs professionnels (artisan, profession libérale, TPE/PME…).

Pour les entreprises, ils sont autant d’opportunités d’accroître leur chiffre d’affaires dans la durée, tout en participant à la vie de la collectivité. Dans tous les secteurs économiques et depuis le 1er janvier 2020, les marchés inférieurs à 40 000€ HT peuvent être passés selon une procédure « allégée », simple et efficace (dispense de mesures formelles de publicité et de mise en concurrence). Il s’agit de faciliter les démarches, aussi bien pour les acheteurs que pour les fournisseurs.

Les PME représentent plus de 62% des titulaires et 75% des sous-traitants dans les marchés publics. Pour découvrir l’intégralité des aides et mesures mises en place pour les TPE/PME, consultez le guide pour rebondir avec la commande publique.

Les questions à se poser avant de répondre à l’appel d’offres

En tant qu’entrepreneur ou dirigeant d’une petite structure vous devez vous poser les bonnes questions avant de mobiliser un temps précieux pour répondre à un appel d’offres. Dès lors, il vous faut être très sélectif dans le ciblage des offres auxquelles vous répondez.

Dans le cas de marchés publics les appels d’offres sont souvent séparés en lots. Un organisme ne choisira jamais un même prestataire pour l’ensemble d’un marché séparé en lots. Choisissez donc les lots pour lesquels vous avez le plus de chances de remporter le marché. Trois questions fondamentales vous permettront de savoir si vous devez ou non répondre à un appel d’offres :

• Avez-vous le temps d’y répondre ?

• Avez-vous les éléments indispensables pour y répondre ? (Compétences, savoir-faire, connaissance du marché)

• Avez-vous des chances de le remporter ?

Pour répondre à un appel d’offre, le dossier est souvent structuré en deux parties :

La candidature de l’entreprise à l’appel d’offres

Elle permet de présenter l’entreprise et de répondre aux questions suivantes :

• Quelles sont ses activités ?

• Quels sont ses points forts, ses domaines d’expertises ?

• Qui compose l’équipe ?

• Quelles prestations est-elle habilitée à réaliser ?

• En quoi possède-t-elle les compétences nécessaires pour répondre efficacement à cet appel d’offre ?

• Quelles sont ses références ?

Dans le cadre des appels d’offres publics, la candidature doit également contenir certains documents obligatoires, tels que la déclaration du candidat ou la lettre de candidature, les déclarations sur l’honneur, les attestations sociales fiscales, légales etc...

Le plus souvent, une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) vous sera demandée. Dans le cas contraire, elle est fortement recommandée comme dans tous les cas d'engagement contractuel entre deux parties. En effet, la RC Pro, garantira les prestations de services réalisées par l’entreprise et couvrira les erreurs ou négligences commises pendant leur exécution. Pour en savoir plus sur nos assurances en ligne pour les entrepreneurs et PME rendez-vous sur : hiscox.fr

La réponse à l’appel d’offre

Cette partie a pour but de présenter l’offre de l’entreprise. Elle doit préciser :

• ce que l’entreprise a compris de la demande initiale

• la stratégie prévue pour répondre aux attentes du commanditaire

• le budget prévisionnel

• les délais estimés

Optimiser la réponse à l’appel d’offre

Avant de vous lancer à corps perdu dans la constitution de votre dossier de réponse, il est important de mesurer l’ampleur du marché. Pour définir la « quantité de travail » plusieurs documents peuvent vous aider :

• le Règlement de Consultation qui peut vous donner le budget de la collectivité,

• devis estimatif et la décomposition du prix sur lesquels vous trouverez les quantités demandées,

• le CCTP et ses annexes.

Vous pourrez ainsi décider en toutes connaissances de causes de répondre à un appel d’offres qui pourrait contribuer au développement de votre entreprise

Pour en savoir plus sur les marchés publics, découvrez le programme de formation dédié aux petites entreprises de gouvernement.

Dans le cas d’un appel d’offre privé, votre proposition peut être soumise à négociation une fois envoyée. A l’inverse, dans le cas d’un marché public veillez à ne pas surévaluer votre offre. Le prix proposé lors de la candidature est celui qui sera retenu. Avant d’envoyer votre réponse à un appel d’offre, vérifiez que :

• votre dossier répond efficacement et précisément à la demande initiale

• vous avez fourni tous les documents requis, et ceux-ci sont signés

• vous avez mis en avant vos compétences de manière à vous distinguer des autres candidats

Le dernier conseil d’Hiscox :

Chers entrepreneurs, avant de vous lancer, n’oubliez pas que pour gérer efficacement la construction de la réponse, vous pouvez définir un « chef de projet » : répartissez les tâches entre vos collaborateurs et éventuellement entre vous et vos partenaires (cotraitants et/ou sous-traitants) et faites un planning.

Cela vous permettra d’avoir une meilleure vision du travail à effectuer avant de rendre votre réponse à l’appel d’offres. Si chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, la construction du dossier d’appel d’offres sera optimisée et vous serez moins inquiet en voyant la date limite se rapprocher.

De plus, vous gagnerez un client fidèle qui constituera une belle référence pour votre entreprise ! A vous de jouer !