Les secrets de la réussite des entreprises à l'ère du digital

La digitalisation n'est pas seulement un terme à la mode, mais une transformation concrète, une stratégie d'avenir qui reflète les évolutions de l'économie et de nos modes de vie. Imaginez une boulangerie de quartier, autrefois limitée à une clientèle locale, qui, grâce à une présence en ligne et une plateforme de commande numérique, étend ses délices à un public mondial.

Nous allons explorer en profondeur ce phénomène qui transcende nos quotidiens, en mettant particulièrement l'accent sur son impact dans le monde des affaires. De la définition à ses multiples facettes dans l'entreprise, en passant par les avantages, les risques, et les étapes clés de sa mise en œuvre, suivez notre guide pour comprendre pourquoi il est devenu impératif pour toute entreprise de s'inscrire dans cette révolution numérique.

Qu'est-ce que la digitalisation ?

Si c'est un terme d'actualité, c'est aussi un phénomène concret qui reflète les transformations de l'économie mondiale, ainsi que l'évolution de nos modes de vie et pratiques quotidiennes.

Il faut comprendre les différentes définitions du mot, et leurs enjeux, pour voir qu'il est impossible d'échapper à une stratégie de digitalisation lors du lancement d'un projet aujourd'hui.

Le monde de l'entreprise 2.0 : définition

Comme beaucoup de concepts récents, c'est un terme qui cherche à représenter une réalité multiple : celle de l'économie mondiale et celle des entreprises, deux espaces intimement liés, mais néanmoins distincts. En effet, le monde de tous les jours et celui de l'entreprise ont des enjeux différents qui se rejoignent en plusieurs points clés : consommation et pratique, activité et quotidien, espace physique et digital.

Par définition, la digitalisation, également appelée numérisation, correspond au sens économique à la transformation du capital ou de l'activité d'une entreprise depuis sa dimension physique et réelle (ou encore nommée "l'analogue") vers des services ou produits numériques, informatiques... Par extension, elle implique la mise en place de solutions technologiques, qu'elles soient supplémentaires ou bien conçues pour remplacer des méthodes de travail et du matériel existant. Dans un sens quotidien, cela renvoie à la démocratisation d'un nombre croissant d'applications et outils informatiques qui transforment nos habitudes, nos usages, nos pratiques...

Concrètement, qu'est-ce que ça veut dire ? Tout dépend du milieu ou du domaine concerné :

• En tant que consommateur, vous avez peut-être vu le processus de digitalisation révolutionner votre quotidien, avec la multiplication des boutiques en ligne, des sites web pour des besoins professionnels ou encore des demandes administratives... Plus globalement, nos quotidiens sont structurés par une économie de services, toujours plus accessible. La consommation devient de plus en plus instantanée. E-commerce, site corporate d'entreprise, applications mobiles... On n'échappe pas aux "expériences utilisateurs" minutieusement développées pour s'accaparer notre attention.
• Au niveau professionnel, les process sont de plus en plus digitaux. Il n'existe pas de cadre qui puisse travailler sans ordinateur ou sans portable, ce qui a encouragé la démocratisation du travail à la maison et le déploiement de solutions de sécurité plus et digitales (authentification à doubles facteurs, boîtes mails sur des serveurs de l'entreprise, etc.). Cela permet en partie de minimiser l'impact environnemental avec une utilisation optimisée et moins fréquente du papier et des impressions par exemple.
• Au niveau stratégique, c'est avant tout le capital qui se digitalise. Le capital numérique est en phase de devenir l'un des plus importants de notre époque, surtout dans les nouvelles entreprises (investissements software, Cloud storage et computing pour optimiser le capital numérique, gestion des données et des ressources humaines).

À chacun de ces niveaux, la digitalisation possède ses propres enjeux. Cependant, quand il s'agit de lancer son projet, c'est surtout l'entreprise qui nous intéresse et l'accès à ses services et ses produits.

Quel est le but de la digitalisation pour une entreprise ? 

Vous l'aurez peut-être deviné : la digitalisation a principalement un enjeu d'efficacité, d'accessibilité, de productivité... Et donc, de compétitivité (quand le numérique n'est pas au cœur du service proposé).

Pour une entreprise, sa stratégie cherche la simplification des process, la réduction des coûts et des délais, l'extension de la clientèle cible... L'objectif est de rendre chaque étape de l'activité de l'entreprise aussi simple que possible. Il faut les rendre automatiques pour que les équipes puissent se concentrer sur les tâches plus complexes et concurrentielles (celles qui ajoutent le plus de valeur ajoutée).

En ce sens, on a vu la multiplication des réseaux sociaux pour professionnels, qu'ils soient plus généralistes (comme LinkedIn, Wizbii, LumApp, etc.) ou spécialisés (ResearchGate pour les chercheurs, ou Proz pour les traducteurs, etc. - sans parler des réseaux internes d'organisations). On peut aussi penser aux plateformes et aux outils qui réunissent des services pour entreprises, ou encore à la normalisation et la démocratisation du télétravail après la pandémie. C'est d'ailleurs cette dernière évolution qui a poussé l'Etat à proposer des aides pour encourager la digitalisation des entreprises.

Pourquoi est-il aussi important d'avoir une stratégie de digitalisation aujourd'hui ?

À l'ère du digital, le comportement des entreprises suit celui des consommateurs. Le virage numérique de l'économie suit la préférence pour l'accès à tout moment de leurs clients. Les marques ont plus que jamais le choix quand il s'agit de répondre aux besoins de leurs consommateurs. L'identité d'une marque est devenue un actif essentiel en ligne pour s'établir et se développer, mais c'est encore plus important pour le lancement d'une nouvelle entité.

Et ce n'est pas juste un phénomène qui affecte les grands groupes et géants des nouvelles technologies. Même les entreprises locales bénéficient d'un site, d'une page sur les réseaux, ou au moins d'être référencé sur Google Maps. Si elles peuvent tenir la tête hors de l'eau par la seule force du bouche à oreille et d'un emplacement très fréquenté, les jeunes actifs sont plus occupés et plus mobiles que jamais, ce qui les rend de plus en dépendant du numérique pour la recherche de services. En ce sens, toutes les structures peuvent ainsi gagner en crédibilité, en visibilité et en accessibilité grâce à une présence sur tous les outils utilisés aujourd'hui et un capital numérique adapté à leur activité.

Avantages et inconvénients

Crédibilité, visibilité et accessibilité ne sont que trois des qualités d'une digitalisation efficace. Les avantages opérationnels sont nombreux. Selon les domaines, on peut attendre des réductions de coûts, l'optimisation de la performance des employés, l'ouverture des débouchés, l'accélération de l'innovation, la multiplication des synergies intra et inter-entreprises... Pas étonnant que toute l'économie se digitalise. Les opportunités deviennent plus nombreuses, la localisation géographique n'étant plus un frein pour être visible de tous.

Cela dit, chaque digitalisation demande un ensemble de ressources et de savoir-faire qui varie grandement d'une structure à l'autre. Afin de se former, de recruter des personnes compétentes pour sa mise en place, ou encore faire appel à un consultant spécialisé, l'investissement est continu et important, notamment en termes de temps et de finances ! Et il faut donc bien la préparer, de manière organisée et intégrée au quotidien de son activité.

Risques et limites : besoins opérationnels et spécificités sectorielles

Comme tout investissement, le risque zéro n'existe pas. Toutes les solutions numériques ne se valent pas, et même les plus grands peuvent se tromper (on peut penser aux banques qui ont fini par investir dans les cryptomonnaies, et on finit par souffrir de leur effondrement par exemple).

Aussi nécessaires qu'elles soient aux activités d'aujourd'hui, nos données restent un actif toxique qui demande un traitement spécifique pour ne pas devenir une vulnérabilité (par exemple, en cas de tentative d'attaque informatique ou d’hameçonnage). Comme tout capital opérationnel, le capital numérique (logiciel et matériel) a besoin d'entretien. Même aujourd'hui, tout le monde ne sait pas comment éviter les cyberattaques ou optimiser les gains d'efficacité et de productivité que permettent les nouveaux outils. Sans formation aux outils numériques ou aux rudiments de la cybersécurité, la digitalisation d'une activité peut même parfois devenir une source de risques. Il est important de prévenir ces risques notamment en se protégeant avec un contrat d'assurance cyber adapté.

Clients ou entreprises, tout le monde n'est pas "digital native" (soit "né dans l'ère du digital", avec un téléphone connecté depuis tout petit). Chacun possède des pratiques numériques qui lui sont propres, selon sa génération, ses besoins, sa localisation... Le gain de débouchés n'est pas homogène selon les secteurs. Il faut prendre en compte sa clientèle, ses employés, son infrastructure dans la mise en place de ces outils digitaux, mais aussi en prendre soin après son déploiement.

La performance à l'ère du digital : entre capital humain et immatériel

Toutes les solutions ne valent pas le coup pour toutes les structures et opérations. Mais aujourd'hui, la valeur du capital numérique est indissociable du capital humain. Comme nous l'avons soulevé, sans formation continue des collaborateurs voire des clients, et les étapes d'une stratégie digitale ne doivent pas être les mêmes pour tout le monde. Construire une stratégie numérique demande une adaptation et une personnalisation de son approche en fonction de chaque projet, ainsi que le suivi de la transformation de la société.

Un impératif digital pour les nouveaux projets ?

La digitalisation de l'économie a provoqué la multiplication des offres. Des start-ups en ligne sont lancées chaque année pour la simple et bonne raison que le besoin en capital est moins important que pour des activités en espaces. Le capital numérique est beaucoup moins cher que le reste du capital opérationnel (tels que l'espace, les machines, les employés, pour ne citer que quelques exemples).

D'autant plus que lancer un projet, c'est se trouver une clientèle. Même avec une offre qui répond à une véritable demande, cela n'est pas toujours évident. L'espace digital et informatique s'étend presque indéfiniment alors que celui des villes est déjà surchargé. Construire de zéro une identité de marque sur des réseaux avides de contenus et de nouveautés est tout simplement moins cher que de construire des agences à travers le monde et de mobiliser tous les médias les plus réputés. Certaines sociétés se développent grâce à la présence importante en ligne de son fondateur sur les réseaux sociaux. Aujourd'hui, la consommation passe par ces moyens de communication et les moteurs de recherche, rendant l'acte d'achat possible à tout moment.

Comment se passe le processus de digitalisation d'une entreprise : les différentes étapes à suivre

Il faut donc choisir une organisation et une stratégie à l'échelle de son activité. Il est possible de se renseigner avec des experts. Mais il faut surtout évaluer tous les processus, toutes les tâches qui pourraient être simplifiées ou automatisées par des solutions informatiques et calculer l'apport de productivité qui devrait en découler. De plus, la présence en ligne permet avant tout de faire connaître votre entreprise, peu importe si celle-ci propose un produit ou un service limité par une localisation.

Gardez en tête que la digitalisation de certaines tâches comme la numérisation des archives et des données administratives, ou l'automatisation de la création d'adresse mail d'entreprise permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité et sur son développement. Elle permet de restructurer le déroulement de l'activité de votre entreprise pour supprimer autant de tâches répétitives et chronophages que possible. L'objectif est simple : gagner en productivité, et même en bien-être, pour proposer un produit ou un service.

Faire de ses outils numériques des atouts compétitifs

Supprimer ces tâches chronophages ou réévaluer votre workflow permet de faire valoir vos avantages compétitifs. Mais ce n'est pas toujours suffisant. Si vous évoluez dans un secteur concurrentiel, il vous faudra sans doute déployer des solutions efficaces, adaptées et innovantes qui pourront vous aider à obtenir et proposer de meilleurs services à un prix plus compétitif.

Cela n'est pas chose aisée pour autant, les offres de solutions technologiques sont nombreuses et, même quand elles sont efficaces, elles ne correspondront pas toutes à votre structure. Il faudra penser ou repenser votre organisation en fonction de ces solutions en essayant de maximiser les synergies entre vos différents outils, collaborateurs et clients, en sachant que, comme toute restructuration du capital d'une entreprise, plus cette restructuration est profonde, plus elle est coûteuse (surtout quand elle transforme ou restructure le capital humain).

Toutefois, on n'échappe pas toujours à une refonte de son infrastructure informatique. En effet, se contenter de solutions obsolètes fait augmenter exponentiellement les risques de conformité et de sécurité, ainsi que le temps de formation des nouveaux employés, de l'implémentation de nouveaux processus... On parle de "dette technique" pour parler des pertes de productivité et l'augmentation des risques de sécurité associés au manque d'investissement pour renouveler le capital numérique d'une entreprise. Si elle s'est déjà accumulée, il faudra prendre en compte le remboursement de cette dette dans les frais d'entretien de votre capital à l'avenir ! C'est aussi pour cela qu'une stratégie de digitalisation se fait sur le long terme, et nécessite d'être entretenue et mis à jour régulièrement.

De plus, la communication aura un grand rôle pour vous faire sortir du lot : la création de visuel et de messages adaptés à votre activité est essentielle. Heureusement, de nombreux outils d'intelligence artificielle facilitent aujourd'hui ces tâches.

Que fait Hiscox ?

Chaque projet demande des compétences différentes et une personnalisation de son approche. Mais aujourd'hui, plus que jamais, toute entreprise a besoin d'être accessible en ligne, même à titre de référence et d'informations, si ce n'est pour développer sa clientèle et créer plus d'opportunités.

Cependant, il faut garder en tête que les droits d'utilisation et les risques en matière de cybersécurité sont autant d'éléments à ne pas oublier. Chez Hiscox, nous comprenons les défis de l'ère numérique et proposons des solutions d'assurance pour protéger votre entreprise. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils personnalisés.