Comment rédiger un cahier des charges : nos conseils

Véritable point d’entrée pour mettre en place et planifier votre projet, le cahier des charges est un incontournable. Alors, que vous souhaitiez, créer votre site web, réaliser votre charte graphique ou lancer une campagne SEA, il vous faut connaître les règles de rédaction d’un cahier des charges. En effet, en définissant clairement vos besoins et les spécifications de votre projet, vous pourrez à travers cet outil de pilotage rendre vos attentes compréhensibles par tous, vos futurs prestataires par exemple.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges que l’on abrège souvent en CDC, est un document qui synthétise l’ensemble des fonctions qu’aura la solution souhaitée à la fin du projet. Il prend donc en compte, les spécifications techniques auxquelles cette solution devra répondre ainsi que les besoins qu’elle devra combler.

Cet outil, peut aussi bien être utilisé en interne qu’en externe (appels d’offre, marchés publics…) et va permettre de faire gagner du temps aux différents intervenants dans la compréhension de votre projet.

A quoi sert le cahier des charges ?

Le cahier des charges est la première étape d'une gestion de projet réussie. Qu'il s'agisse d'un projet confié à un collaborateur en interne, de sous-traitance ou de réaliser un projet pour un client, le cahier des charges permet de mettre à plat les attentes de chacun ce qui pourra être réalisé, à quelles conditions et dans quels délais. Il servira également de base à l’élaboration d'un contrat.

Que contient un cahier des charges ?

Le cahier des charges peut contenir un grand nombre d’informations et de données parmi lesquelles on retrouve : Les fonctionnalités nécessaires de la solution Les contraintes techniques du projet

• L’historique de projet similaire ou un état de l’existant,
• Une explication détaillée des besoins
• Le budget
• La liste des intervenants et leurs rôles respectifs.

Les différents types de cahiers des charges

On fait parfois la différence entre cahier des charges technique et cahier des charges fonctionnel.

A quoi sert le cahier des charges technique ?

Ce cahier des charges va se focaliser sur les exigences et contraintes techniques du projet. Il peut d’ailleurs ne représenter qu’une partie d’un cahier des charges plus global, et énumère les contraintes de différents types :

• Économiques
• Industrielles
• Environnementales
• Matérielles

Ce type de cahier des charges est sans aucun doute le plus utile, en effet, il est le plus complet et pratique pour informer un développeur et un intégrateur sur votre projet. Cependant, celui-ci peut utiliser un vocabulaire qui est loin d’être à la portée de tous.

A quoi sert le cahier des charges fonctionnel ?

Ce second type de cahier des charges va, lui, se concentrer sur les besoins fonctionnels et la manière dont la solution y répond. Il est souvent demandé en amont de toute analyse technique. C’est en effet grâce à ce type de guide, que seront définis les besoins généraux, ce qui permettra notamment de vérifier que les besoins identifiés par les clients sont en accord avec ceux des utilisateurs finaux de la solution.

Comment créer un cahier des charges ?

Le cahier des charges peut contenir un grand nombre d’informations et de données parmi lesquelles on retrouve :

• Les fonctionnalités nécessaires de la solution
• Les contraintes techniques du projet
• L’historique de projet similaire ou un état de l’existant
• Une explication détaillée des besoins ;
• Le budget
• La liste des intervenants et leurs rôles respectifs ;
• Etc.

Comment faire un cahier des charges ?

Découvrez notre méthodologie simplifiée pour réaliser un cahier des charges bien structuré. Suivez nos étapes de création :

1) Présentation du projet et mise en contexte

Dans cette partie, vous avez la possibilité de vous présenter, votre entreprise et votre projet, notamment si votre cahier des charges est destiné à des interlocuteurs externes. Cela leur permettra de mieux comprendre qui vous êtes et ce que vous demandez. Restez cependant succinct et allez à l’essentiel !

Lors de cette étape, vous devrez également expliquer votre démarche et le contexte de votre projet. N’omettez pas de préciser s’il y a ou non un historique de projets similaires. N’hésitez pas non plus à détailler votre modèle économique afin que l’on puisse vous conseiller sur l’intérêt réel ou non des fonctionnalités demandées.

Puis, de façon plus globale, présentez votre cible et détaillez les caractéristiques et les habitudes des futurs utilisateurs de la solution que vous souhaitez créer.

Vous pouvez également parler de votre stratégie marketing ou et webmarketing. Cela permettra des partis pris en termes de design ou d’ergonomie pour que ceux-ci mettent en avant les éléments de cette stratégie. De plus, vos prestataires pourront mieux vous conseiller et vous orienter (que ce soit le graphiste, l’intégrateur, le développeur, le chef de projet ou encore le référenceur).

Il vous faudra également indiquer tous les intervenants qui prendront part à la conception du projet, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. N’oubliez pas de préciser à chaque fois le nom, prénom, rôle, email et numéro de téléphone. Cela fluidifiera et facilitera les échanges !

2) Établir les besoins et les contraintes

Dans cette deuxième partie, il vous faut détailler votre solution à travers les besoins qu’aura l’utilisateur, les contraintes techniques qui définissent votre projet, toutes les exigences que vous pouvez avoir vis-à-vis de votre solution.

L’analyse et l’expression des besoins pour la rédaction du cahier des charges

Dans cette partie vous renseignerez d’une part vos objectifs, les besoins techniques que vous avez pour ce projet mais également les besoins des utilisateurs qui devront être satisfaits par la solution que vous prévoyez de créer.

Vos objectifs

Votre projet peut être porté par un ou plusieurs objectifs. C’est à vous de les identifier et de bien les faire transparaître dans votre cahier des charges. En effet, cela aura un impact dans la façon de traiter votre demande.

Exemple d’objectifs :

• Attirer de nouveaux prospects
• Lancer un produit
• Pénétrer un nouveau marché
• Gagner en notoriété
• Développer votre communauté
• Augmenter votre visibilité
• Obtenir des leads
• Etc.

Vos besoins

Il se peut que vous ayez certaines attentes concernant le degré d’accompagnement et d’implications des autres protagonistes dans la réalisation de votre projet. Si c’est le cas, il est également important que vous le précisiez. Exemple de besoins :

• Prise en charge de l’hébergement
• Formation poussée à l’outil final
• Service de SAV
• Rapport hebdomadaire, mensuel ou annuel

De plus, si vous avez une idée bien précise pour votre solution, notamment s’il s’agit d’un projet graphique, n’hésitez pas à prodiguer des exemples à vos prestataires. Cela leur permettra de mieux orienter leur proposition. Ne vous attendez pas pour autant à disposer d’une copie conforme !

Les besoins de vos utilisateurs Commencez par lister tous les besoins auxquels va répondre votre future solution. Ensuite, pour bien comprendre les futurs besoins de votre utilisateur vous pouvez créer des cas d’utilisation. En effet, vous pourrez décrire pas à pas comment réaliser chaque besoin en détaillant chaque étape.

Exemple :

Besoin : « Acheter un produit »

Étapes : Je consulte un produit > je l’ajoute au panier > je choisis un mode de livraison > je renseigne mes coordonnées > je paie

Ainsi vous établirez simplement l’ensemble des étapes par lesquelles votre client passe pour réaliser son objectif et donc tout ce qu’il vous est nécessaire de créer.

Votre projet peut comporter des contraintes spécifiques, et il faut, si c’est le cas en faire part le plutôt possible aux parties prenantes. En effet, cela peut avoir un impact lors de la mise en place du projet et impliqué des prises de décisions différentes.

Exemple de contraintes :

• CMS de développement
• Charte graphique à respecter
• CRM existant
• Système d’exploitation
• Développement de nouvelles fonctionnalités à prévoir

3) Énoncer les délais et le budget souhaité

Dans cette partie, il vous faudra préciser si vous avez une deadline précise pour ce projet. Attention, pour certain projet il est important que vous preniez en compte que ce délai n’est qu’indicatif. Restez réaliste surtout sur des projets très techniques. Mentionnez le budget est également très important, cependant comme les délais, celui-ci peut ne pas être en adéquation avec le coût réel de votre projet. Dans ce cas, il faudra peut-être revoir à la baisse vos attentes ou considéré d’allouer un budget supplémentaire après discussion avec les professionnels que vous sélectionnerez.

En bref, le but n’est pas de faire un cahier des charges avec un nombre incalculable de pages (sauf si le projet le requiert bien entendu). En effet, l’essentiel est d’avoir un “guide” précis afin de se poser les bonnes questions au bon moment et, enfin de ne pas partir dans la mauvaise direction lors du développement.

Nous espérerons que cet article vous aidera à rédiger le parfait cahier des charges de vos futurs projets. Nous nous permettons tout de même un dernier conseil avant de vous laisser entreprendre de vos propres ailes : n’oubliez pas de souscrire à une assurance RC PRO ! En effet, celle-ci est nécessaire afin d’exercer sereinement votre activité et de protéger votre réputation. N’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la Responsabilité Civile Professionnelle pour en savoir plus sur nos garanties et métiers que nous assurons.